Для тех, кто регулярно использует Excel , количество встроенных формул и функций для суммирования и обработки данных ошеломляет. Excel используется буквально всеми: от студентов финансовых курсов до менеджеров хедж-фондов на Уолл-Стрит^{(Wall Street)} . Это чрезвычайно мощно, но в то же время очень просто.

Для тех, кто только начинает работать с Excel , одной из первых групп функций, которую вы должны изучить, являются итоговые функции. К ним относятся СУММА^(SUM) ,  СРЕДНИЙ^(AVERAGE) , МАКС^(MAX) ,  МИН^(MIN) , РЕЖИМ^(MODE) , МЕДИАНА^(MEDIAN) , СЧЕТ, СТАНДОТКЛОН^(STDEV) , БОЛЬШОЙ^(COUNT) , МАЛЕНЬКИЙ^(LARGE) и АГРЕГАТ^{(SMALL and AGGREGATE)} . Эти функции лучше всего использовать с числовыми данными.

В этой статье я покажу вам, как создать формулу и вставить функцию в электронную таблицу Excel^{(Excel spreadsheet)} . Каждая функция в Excel принимает аргументы^(arguments) — значения, необходимые функциям для вычисления выходных данных.

Понимание формул и функций

Например, если вам нужно сложить 2 и 2 вместе, функция будет SUM  , а аргументы будут числами 2 и 2 . Обычно мы пишем это как 2 + 2, но в Excel вы бы написали это как =SUM(2+2) . Здесь вы можете увидеть результаты этого простого сложения двух буквенных чисел.

Хотя в этой формуле нет ничего плохого, она действительно не нужна. Вы можете просто ввести =2+2 в Excel , и это тоже сработает. В Excel при использовании такой функции, как SUM , имеет смысл использовать аргументы. С функцией СУММ ^(SUM)Excel ожидает как минимум два аргумента, которые будут ссылками на ячейки в электронной таблице.

Как мы ссылаемся на ячейку внутри формулы Excel^{(Excel formula)} ? Ну, это довольно легко. Каждая строка имеет номер, а каждый столбец — букву. A1 — первая ячейка электронной таблицы слева вверху. B1 будет ячейкой справа от A1. A2 — ячейка непосредственно под A1. Достаточно легко^(Easy) , верно?

Прежде чем мы напишем нашу новую формулу, давайте добавим некоторые данные в столбцы A и B^{(columns A and B)} для работы. Идите вперед и введите случайные числа от A1 до A10 и от B1^{(A10 and B1)} до B10 для нашего набора данных. Теперь перейдите к D1 и введите ^{(D1 and type)}=SUM(A1,B1) . Вы должны увидеть, что результат — это просто значение A1 + B1 .

Есть несколько моментов, на которые стоит обратить внимание при вводе формулы в Excel . Во-первых, вы заметите, что когда вы вводите первую открывающую скобку ^{(opening parenthesis)}( после имени функции^{(function name)} , Excel автоматически сообщит вам, какие аргументы принимает эта функция. В нашем примере это число1^(number1) , число2^(number2) и т. д . Вы разделяете аргументы запятыми. Это конкретная функция может принимать бесконечное количество значений, поскольку именно так работает функция СУММ^{(SUM function)} .

Во-вторых, вы можете либо ввести ссылку на ячейку^{(cell reference)} вручную (A1), либо щелкнуть ячейку A1 после того, как вы ввели открывающую скобку. Excel также выделит ячейку тем же цветом, что и ссылка на ячейку^{(cell reference)} , чтобы вы могли точно видеть соответствующие значения. Итак, мы суммировали одну строку вместе, но как мы можем суммировать все остальные строки без повторного ввода формулы или копирования и вставки? К счастью, Excel упрощает эту задачу.

Переместите курсор мыши^{(mouse cursor)} в правый нижний угол ячейки D1, и вы заметите, что он изменится с белого креста на черный знак плюса.

Теперь нажмите и удерживайте кнопку мыши нажатой. Перетащите курсор вниз к последней строке с данными, а затем отпустите в конце.

Excel достаточно умен, чтобы знать, что формула должна измениться и отразить значения в других строках, а не просто показывать вам одни и те же A1 + B1 до конца. Вместо этого вы увидите A2+B2 , A3+B3 и так далее.

Существует также другой способ использования SUM , объясняющий другую концепцию аргументов в Excel . Допустим, мы хотели просуммировать все значения от A1 до A12 , тогда как мы это сделаем? Мы могли бы ввести что-то вроде =SUM(A1, A2, A3, etc) , но это занимает очень много времени. Лучше использовать диапазон Excel^{(Excel range)} .

Чтобы суммировать A1 с A12 , все, что нам нужно сделать, это ввести =SUM(A1:A12) с двоеточием, разделяющим две ссылки на ячейки вместо запятой. Вы даже можете ввести что-то вроде =SUM(A1:B12) , и он суммирует все значения в A1 через A12 и B1 через B12^{(A1 thru A12 and B1 thru B12)} .

Это был очень простой обзор того, как использовать функции и формулы в Excel , но этого достаточно, чтобы вы могли начать использовать все функции суммирования данных.

Суммарные функции

Используя тот же набор данных, мы собираемся использовать остальные функции суммирования, чтобы посмотреть, какие числа мы можем вычислить. Начнем с функций COUNT и COUNTA .

Здесь я ввел функцию COUNT в D2 и функцию COUNTA в E2, используя диапазон A2: A12  в качестве набора данных^{(data set)} для обеих функций. Я также изменил значение в A9 на текстовую строку ^{(text string)} привет^(hello) , чтобы показать разницу. COUNT подсчитывает только ячейки, содержащие числа, тогда как COUNTA подсчитывает ячейки, содержащие текст и числа. Обе функции не считают пустые ячейки. Если вы хотите подсчитать пустые ячейки, используйте функцию СЧИТАТЬПУСТОТЫ^(COUNTBLANK) .

Далее идут функции AVERAGE , MEDIAN и MODE . Среднее не требует пояснений, медиана — это среднее число в наборе чисел, а мода — это наиболее распространенное число или числа^{(number or numbers)} в наборе чисел. В более новых версиях Excel у вас есть MODE.SNGL  и MODE.MULT, потому что может быть более одного числа, которое является наиболее распространенным числом в наборе чисел. Я использовал B2:B12 для диапазона в примере ниже.

Двигаясь дальше, мы можем вычислить MIN , MAX и STDEV^{(MAX and STDEV)} для набора чисел B2: B12 . Функция СТАНДОТКЛОН^{(STDEV function)} рассчитает, насколько широко значения разбросаны по сравнению со средним значением. В более новых версиях Excel у вас есть СТАНДОТКЛОН.П^(STDEV.P) и СТАНДОТКЛОН.С^(STDEV.S) , которые вычисляются на основе всей совокупности или на основе выборки соответственно.

Наконец, еще две полезные функции — это LARGE и SMALL . Они принимают два аргумента: диапазон ячеек^{(cell range)} и k-е наибольшее значение, которое вы хотите вернуть. Поэтому, если вам нужно второе по величине значение в наборе, вы должны использовать 2 в качестве второго аргумента, 3 в качестве третьего по величине числа и т. д. МАЛЕНЬКИЙ^(SMALL) работает так же, но дает вам k-е наименьшее число^{(smallest number)} .

Наконец, есть функция AGGREGATE , которая позволяет вам применять любую из других функций, упомянутых выше, но также позволяет вам делать такие вещи, как игнорирование скрытых строк, игнорирование значений ошибок и т. д. Возможно, вам не придется использовать ее так часто. , но вы можете узнать больше об этом^{(learn more about it)} здесь, если вам это нужно.

Итак, это базовый обзор некоторых из наиболее распространенных сводных функций в Excel . Если у вас есть какие-либо вопросы, не стесняйтесь оставлять комментарии. Наслаждаться!

Use Summary Functions to Summarize Data in Excel

For those who use Excel regulаrly, the number of built-in formulas and functіons to sυmmarize and manipulate data iѕ staggering. Excel is literаlly used by evеryone: from students in a financial class tо hedge fund managers on Wall Strеet. It’s extremely powerful, but at the same time very simple.

For those just getting started with Excel, one of the first group of functions you should learn are the summary functions. These include SUM, AVERAGE, MAX, MIN, MODE, MEDIAN, COUNT, STDEV, LARGE, SMALL and AGGREGATE. These functions are best used on numerical data.

In this article, I’ll show you how to create a formula and insert the function into an Excel spreadsheet. Each function in Excel takes arguments, which are the values the functions needs to calculate an output.

Understanding Formulas & Functions

For example, if you need to add 2 and 2 together, the function would be SUM and the arguments would be the numbers 2 and 2. We normally write this as 2 + 2, but in Excel you would write it as =SUM(2+2). Here you can see the results of this simple addition of two literal numbers.

Even though there is nothing wrong with this formula, it really isn’t necessary. You could just type =2+2 in Excel and that would work also. In Excel, when you use a function like SUM, it makes more sense to use arguments. With the SUM function, Excel is expecting at least two arguments, which would be references to cells on the spreadsheet.

How do we reference a cell inside the Excel formula? Well, that’s pretty easy. Every row has a number and every column has a letter. A1 is the first cell on the spreadsheet at the top left. B1 would be the cell to the right of A1. A2 is the cell directly below A1. Easy enough right?

Before we write our new formula, let’s add some data in columns A and B to work with. Go ahead and type random numbers from A1 to A10 and B1 to B10 for our data set. Now go to D1 and type in =SUM(A1,B1). You should see the result is simply the value of A1 + B1.

There are a couple of things to note while typing a formula in Excel. Firstly, you’ll notice that when you type the first opening parenthesis ( after the function name, Excel will automatically tell you what arguments that function takes. In our example, it shows number1, number2, etc. You separate arguments with commas. This particular function can take an infinite number of values since that is how the SUM function works.

Secondly, either you can type in the cell reference manually (A1) or you can click on the cell A1 after you typed the open parenthesis. Excel will also highlight the cell in the same color as the cell reference so you can see the corresponding values exactly. So we summed one row together, but how can we sum all the other rows without typing the formula again or copying and pasting? Luckily, Excel makes this easy.

Move your mouse cursor to the bottom right corner of cell D1 and you’ll notice it changes from a white cross to a black plus sign.

Now click and hold your mouse button down. Drag the cursor down to the last row with the data and then let go at the end.

Excel is smart enough to know that the formula should change and reflect the values in the other rows rather than just showing you the same A1 + B1 all the way down. Instead, you’ll see A2+B2, A3+B3 and so on.

There is also another way to use SUM that explains another concept behind arguments in Excel. Let’s say we wanted to sum up all the values from A1 to A12, then how would we go about it? We could type something like =SUM(A1, A2, A3, etc), but that is very time consuming. A better way is to use an Excel range.

To sum A1 to A12, all we have to do is type =SUM(A1:A12) with a colon separating the two cell references instead of a comma. You could even type something like =SUM(A1:B12) and it will sum all values in A1 thru A12 and B1 thru B12.

This was a very basic overview of how to use functions and formulas in Excel, but it’s enough so that you can start using all of the data summation functions.

Summary Functions

Using the same set of data, we’re going to use the rest of the summary functions to see what kind of numbers we can calculate. Let’s start with the COUNT and COUNTA functions.

Here I have entered the COUNT function into D2 and the COUNTA function into E2, using A2:A12 range as the data set for both functions. I also changed the value in A9 to the text string hello to show the difference. COUNT only counts the cells that have numbers whereas COUNTA counts cells that contain text and numbers. Both functions do not count blank cells. If you want to count blank cells, use the COUNTBLANK function.

Next up are the AVERAGE, MEDIAN and MODE functions. Average is self-explanatory, median is the middle number in a set of numbers and mode is the most common number or numbers in a set of numbers. In newer versions of Excel, you have MODE.SNGL and MODE.MULT because there could be more than one number that is the most common number in a set of numbers. I used B2:B12 for the range in the example below.

Moving on, we can calculate the MIN, MAX and STDEV for the set of numbers B2:B12. The STDEV function will calculate how widely values are dispersed from the average value. In newer versions of Excel, you have STDEV.P and STDEV.S, which calculates based on the entire population or based on a sample, respectively.

Finally, another two useful functions are LARGE and SMALL. They take two arguments: the cell range and the k-th largest value you want to return. So if you want the second largest value in the set, you would use 2 for the second argument, 3 for the third largest number, etc. SMALL works the same way, but gives you the k-th smallest number.

Lastly, there is a function called AGGREGATE, which allows you to apply any of the other functions mentioned above, but also lets you do things like ignore hidden rows, ignore error values, etc. You probably won’t need to use it that often, but you can learn more about it here in case you do need it.

So that’s a basic overview of some of the most common summary functions in Excel. If you have any questions, feel free to post a comment. Enjoy!

Related posts

• Используйте новую функцию Excel Mobile «Вставить данные из изображения»

• Используйте Excel как инструмент для копирования данных из Интернета

• График ваших данных Excel

• Как фильтровать данные в Excel

• Используйте Excel, чтобы определить эффективную процентную ставку по номинальной процентной ставке

• Как создавать и использовать формулы в таблицах в Word

• Как Create and Use AutoText в Microsoft Word

• Как создать Gantt Charts в Microsoft Excel

• Автоподбор ширины столбцов и высоты строк в Excel

• Вставить лист Excel в документ Word

• Как сделать простой график или диаграмму в Excel

• Как добавить планки погрешностей в Excel

• Как скрыть листы, ячейки, столбцы и формулы в Excel

• 40 лучших сочетаний клавиш Microsoft Excel

• Как разделить имя и фамилию в Excel

• Используйте окно наблюдения Excel для мониторинга важных ячеек в книге

• Как Create Labels в Word от Excel Spreadsheet

• Как использовать функцию YEARFRAC в Excel

• Как создать Drop Down List в Excel

• Как сравнить два файла Excel и выделить различия