Если вы собираетесь в отпуск и не сможете отвечать на свои электронные письма, рекомендуется настроить ответ «нет на месте» в Outlook на вашем компьютере. Таким образом, любой, кто отправит вам электронное письмо, получит автоматический ответ, информирующий их о вашем отсутствии в офисе.

Outlook позволяет создавать настраиваемые ответы, которые автоматически отправляются всем, кто отправляет вам электронное письмо. Вы также можете указать пользовательский период дат,^{(custom date period)} в течение которого приложение должно обрабатывать ваши электронные письма для вас.

Настройка ответов Outlook об отсутствии на работе для учетных записей Exchange^{(Set Out Of Office Outlook Replies For Exchange Accounts)}

Если вы работаете в бизнес-среде^{(business environment)} и ваша компания или организация использует Microsoft Exchange^{(company or organization uses Microsoft Exchange)} , у вас есть очень простой способ настроить ответы об отсутствии на работе в Outlook для вашей учетной записи электронной почты^{(email account)} .

• Запустите приложение Outlook на своем компьютере.
• Нажмите на вкладку с надписью « Файл»^(File) вверху, и вы увидите различные варианты. Нажмите^(Click) на опцию « Автоматические ответы (вне офиса)»^{(Automatic Replies (Out of Office))} . Если вы не видите эту опцию, перейдите к следующему разделу, чтобы узнать, как выполнить задачу.

• На экране появится окно, позволяющее вводить информацию в различные поля. Чтобы отправлять автоматические настраиваемые ответы, вам необходимо заполнить следующие поля.
  
  Включите поле с надписью « Отправлять автоматические ответы^{(Send automatic replies)} » вверху.
  
  Установите флажок Только отправлять в течение этого периода времени . ^{(Only send during this time range)}Затем выберите даты от и до, когда вы не сможете отвечать на ваши электронные письма.
  
  Если вы хотите, чтобы ваш ответ был отправлен только тем, кто находится в вашей организации, щелкните вкладку « Внутри моей организации^{(Inside My Organization)} ». В противном случае щелкните другую вкладку с надписью «За пределами моей организации»^{(Outside My Organization)} .
  
  Введите ответ, который вы хотите автоматически отправить, в поле на экране. Вы также можете использовать инструменты форматирования для форматирования и изменения стиля текста.
  
  Когда вы закончите, нажмите OK , чтобы сохранить изменения.

Теперь Outlook^(Outlook) будет автоматически отправлять предварительно определенное пользовательское сообщение^{(custom message)} всем, кто отправит вам электронное письмо в течение указанного вами периода времени^{(date period)} .

Set Out Of Office Replies in Outlook For IMAP/POP3 Accounts

Большинство обычных пользователей используют учетные записи IMAP или POP3^{(IMAP or POP3 accounts)} в своих Outlook. Обычно это включает в себя использование Hotmail , Gmail и других учетных записей электронной почты с приложением Outlook^{(Outlook app)} . Если вы один из этих пользователей, вам нужно создать правило для отправки автоматических ответов, так как описанный выше метод вам не подойдет.

Однако, к счастью, создать собственное сообщение^{(custom message)} и правило для автоматической отправки ответов в Outlook не так уж сложно .

Создайте шаблон автоматического ответа^{(Create An Automatic Reply Template)}

• Откройте Outlook на своем компьютере и нажмите на опцию « Новая электронная почта^{(New Email)} » вверху.

• Откроется обычное окно создания письма^{(email compose window)} . Здесь вам нужно ввести адрес электронной почты, который вы хотите, чтобы Outlook автоматически отправлял. Просто введите^{(Just type)} текст письма, в котором обычно указывается, как долго вы будете недоступны и когда вернетесь.

• Нажмите на вкладку « Файл^(File) » вверху и выберите « Сохранить как^{(Save As)} » .

• Введите имя шаблона ответа об отсутствии на работе^{(office reply template)} и выберите Шаблон Outlook^{(Outlook Template)} в раскрывающемся меню Тип файла. ^{(Save as type)}Затем нажмите Сохранить^(Save) .

• Закройте окно создания электронной почты и выберите ^{(email compose window and select)} Нет^(No) , когда появится вопрос, хотите ли вы сохранить изменения.

Настройте правило автоответчика^{(Set Up An Auto-Reply Rule)}

• Перейдите на вкладку « Главная^(Home) », выберите « Правила^(Rules) » и выберите « Управление правилами и предупреждениями»^{(Manage Rules & Alerts)} .

• На вкладке « Правила электронной почты^{(Email Rules)} » нажмите « Новое правило»^{(New Rule)} , чтобы создать новое правило.

• Выберите «Применить правило к полученным сообщениям»^{(Apply rule on messages I receive)} и нажмите «Далее^(Next) » .

• Выберите условие, полученное в определенный период времени, ^{(received in a specific date span)} и нажмите^{(condition and click)} на его ссылку в большом белом поле.
  
  Установите флажки « После^(After) » и « До^(Before) » и укажите диапазон дат,^{(date range)} в течение которого вы не сможете отвечать на свои электронные письма. Затем нажмите « ОК^(OK) », а затем « Далее^(Next) » .

• Отметьте ответ с использованием определенного шаблона^{(reply using a specific template)} и нажмите на его ссылку.

• Выберите созданный ранее шаблон электронной почты^{(email template)} , нажмите « Открыть^(Open) », а затем нажмите « Далее^(Next) » .

• При желании примените любые исключения, если хотите, и нажмите « Далее^(Next) » .

• Введите имя для вашего правила и нажмите^{(rule and click)} « Готово^(Finish) » .

Настройка ответа об отсутствии на работе в веб-версии Outlook^{(Setting An Out Of Office Reply On The Outlook Web Version)}

Многие пользователи отказываются от своих настольных приложений^{(desktop apps)} и заменяют их веб-аналогами. Если вы уже сделали это и используете веб-версию Outlook^{(use the Outlook web version)} для своих электронных писем, вы также можете настроить ответ об отсутствии на работе^{(office reply)} в Outlook для Интернета.

Это проще сделать, чем любые другие методы, описанные выше.

• Перейдите на веб-сайт Outlook и войдите в свою учетную запись, если вы еще этого не сделали.
• Когда вы увидите свой почтовый ящик, щелкните значок настроек в правом верхнем углу, а затем выберите « Просмотреть все настройки Outlook»^{(View all Outlook settings)} внизу. Это откроет меню настроек.

• Вы увидите несколько параметров, которые можно настроить для своей учетной записи Outlook^{(Outlook account)} . Вы хотите найти вариант с надписью « Автоматические ответы^{(Automatic replies)} » и нажать на него.

• На правой боковой панели^{(side pane)} появится несколько новых опций .
  
  Прежде^(First) всего, включите опцию « Включить автоматические ответы»^{(Turn on automatic replies)} .
  
  Установите флажок Отправлять ответы только в течение определенного периода времени^{(Send replies only during a time period)} . Укажите диапазон дат в полях Время начала и Время ^{(Start time)}окончания . ^{(End time)}Это когда приложение будет отправлять ваши автоматические ответы.
  
  Затем вы можете ввести собственный ответ^{(custom reply)} , который будет автоматически отправлен людям, отправившим вам электронное письмо. Не стесняйтесь использовать доступные параметры форматирования.
  
  При необходимости включите параметр « Отправлять ответы только контактам^{(Send replies only to contacts)} » , если вы хотите автоматически отвечать только своим контактам.
  
  Наконец, нажмите Сохранить^(Save)внизу, чтобы сохранить изменения.

• Если вы когда-нибудь захотите отключить автоматические ответы, просто снимите флажок « Автоматические ответы^{(Automatic replies on )} включены».

Очень здорово иметь возможность настроить ответ об отсутствии на работе^{(office reply)} в Outlook . Дайте нам знать, используете ли вы его и как выглядит ваше сообщение автоответчика в комментариях ниже.

How To Set Out Of Office Replies In Outlook

If you’re heading off tо a vacation and you’re not going to be available tо reply to your еmails, it’s a good idea to set an ‘out оf office’ reply in Outlook on your computer. Thiѕ wаy, anyone who sеnds you an email will reсeive an automatіc response letting them know of уour absence in the office.

Outlook lets you create custom replies to be automatically sent to anyone who emails you. You can also specify a custom date period during which the app should handle your emails for you.

Set Out Of Office Outlook Replies For Exchange Accounts

If you’re in a business environment and your company or organization uses Microsoft Exchange, you have a really easy way to set out of office replies in Outlook for your email account.

• Launch the Outlook app on your computer.
• Click on the tab that says File at the top and you’ll see various options. Click on the option that reads Automatic Replies (Out of Office). If you don’t see this option, skip to the next section to learn how to do the task.

• A box will appear on your screen letting you input information in various fields. To send out automatic custom replies, you’re going to need to fill-in the fields as the following.
  
  Enable the box that says Send automatic replies at the top.
  
  Tick-mark the Only send during this time range box. Then select the from and to dates when you won’t be available to respond to your emails.
  
  If you want your reply to be only sent to those who are in your organization, click on the Inside My Organization tab. Otherwise, click on the other tab that says Outside My Organization.
  
  Type in the response you want to automatically send in the box given on your screen. You can use the formatting tools as well to format and change the style of your text.
  
  Once you’re done, click on OK to save the changes.

Outlook will now auto-send your predefined custom message to anyone who sends you an email during your specified date period.

Set Out Of Office Replies in Outlook For IMAP/POP3 Accounts

Most general users out there use IMAP or POP3 accounts in their Outlook. This usually includes using your Hotmail, Gmail, and such other email accounts with the Outlook app. If you’re one of these users, you’ll need to create a rule to send out automatic replies as the above method won’t work for you.

Fortunately, though, creating a custom message and a rule to automate sending the replies isn’t too difficult in Outlook.

Create An Automatic Reply Template

• Open Outlook on your computer and click on the New Email option at the top.

• The usual email compose window will open. Here, you need to type in the email that you want Outlook to automatically send. Just type in the body of the email which usually includes mentioning how long you won’t be available and when you’ll be back.

• Click on the File tab at the top and select Save As.

• Enter a name for your out of office reply template and choose Outlook Template from the Save as type dropdown menu. Then click on Save.

• Close the email compose window and select No when it asks if you want to save the changes.

Set Up An Auto-Reply Rule

• Click on the Home tab, select Rules, and choose Manage Rules & Alerts.

• In the Email Rules tab, click on New Rule to create a new rule.

• Select Apply rule on messages I receive and hit Next.

• Select the received in a specific date span condition and click on its link in the large white box.
  
  Checkmark both After and Before checkboxes and specify the date range in which you won’t be able to respond to your emails. Then hit OK followed by Next.

• Checkmark reply using a specific template and click on its link.

• Select the email template you created earlier, click on Open, and then hit Next.

• Optionally, apply any exceptions if you want and click on Next.

• Enter a name for your rule and click on Finish.

Setting An Out Of Office Reply On The Outlook Web Version

A lot of users are ditching their desktop apps and replacing them with their web counterparts. If you’ve done that already and use the Outlook web version for your emails, you can set an out of office reply in Outlook for web, too.

This one’s easier to do than any other methods discussed above.

• Head over to the Outlook website and log-in to your account if you aren’t already.
• Once you see your inbox, click on the settings icon at the top-right corner and then choose View all Outlook settings at the bottom. It’ll open the settings menu.

• You’ll see several settings you can configure for your Outlook account. You want to find the option that says Automatic replies and click on it.

• Several new options will appear on the right-hand side pane.
  
  First of all, enable the option that says Turn on automatic replies.
  
  Checkmark the Send replies only during a time period box. Specify a date range in both Start time and End time boxes. This is when the app will send out your automatic replies.
  
  You can then enter a custom reply that’ll be automatically sent to the people who email you. Feel free to use the available formatting options.
  
  Optionally, enable Send replies only to contacts if you only want to auto-respond to your contacts.
  
  Finally, click on Save at the bottom to save your changes.

• Should you ever want to turn off automatic replies, just uncheck the Automatic replies on option.

It’s a really great thing to be able to set an out of office reply in Outlook. Let us know if you use it and what your auto-reply message looks like in the comments below.

Related posts

• Как создать Distribution List в Outlook

• Как Forward Outlook Emails к Gmail

• Как создать ярлыки Microsoft Outlook для электронной почты и задач

• Поиск электронной почты Outlook по отправителю, дате, ключевому слову, размеру и другим параметрам

• Автоматически перемещайте электронные письма в папки в Outlook с помощью правил

• Как исправить, когда Word открывается в режиме только для чтения

• 15 PowerPoint Tips & Tricks для улучшения ваших презентаций

• Связать ячейки между листами и книгами в Excel

• Как вставить подпись в Microsoft Word Document

• Как Create and Use AutoText в Microsoft Word

• Как создать Gantt Charts в Microsoft Excel

• Как добавить Headers and Footers в PowerPoint

• Добавить линейный Regression Trendline на Excel Scatter Plot

• Как исправить проблему с медленной загрузкой Outlook

• Как Group Worksheets в Excel

• Что такое Microsoft Myanalytics и как его использовать?

• Экспорт контактов из Outlook, Outlook Express и Windows Live Mail

• Как создать Greeting Card с MS Word

• Как сделать Histogram в Excel

• Как добавить или удалить Comments в Word