Все, что вы делаете, где-то генерирует данные. Эти данные, собранные и проанализированные, становятся информацией. Эта информация может рассказать кому-то о вас больше, чем вы, вероятно, хотите, чтобы они знали.

Информация, собранная с течением времени, может рассказать кому-то все^{(someone everything)} о вас и может быть использована, чтобы помочь или навредить вам. Эти данные называются метаданными.

Что такое метаданные?

Метаданные^(Metadata) — это данные о данных. Разве^(Don) вы не ненавидите, когда люди используют слово для определения этого слова? Данные^(Data) — это факты, которые абсолютно объективны. Это не может быть разумно оспорено. Один равен единице, а ноль равен нулю. Температура такая какая есть. Сегодняшняя дата — это сегодняшняя дата. Вы поняли.

Метаданные^(Metadata) — это факты об одном фрагменте данных. Проиллюстрируем это на примере написания письма в Microsoft Word .

Вы печатаете письмо для отправки властям о том, что на работе происходит что-то неэтичное, возможно, даже незаконное. Да, мы сразу начали драматизировать.

Буква — это информация, составленная из символов, которые вы набрали в определенном порядке. Введенные вами символы генерируются кучей единиц и нулей. Единицы и нули — это данные, из которых состоит информация в письме.

Когда единицы и нули превращаются в букву, создаются другие данные о букве. Некоторые из этих метаданных включают в себя, когда вы напечатали письмо, кто напечатал письмо, когда оно было сохранено в последний раз, в какой версии Word оно было создано, все это данные о данных или метаданные.

Что делают метаданные?

В Microsoft Office большая часть метаданных предназначена только для вашего удобства. Это может помочь вам найти самую новую версию документа или узнать, кто создал документ, чтобы вы могли задать им вопросы о нем. Это помогает отслеживать изменения или комментарии к документам.

Он также используется программой Office^{(Office program)} и другими программами для работы с документом. Проводник^(Explorer) Windows использует эту информацию, например, для классификации и сортировки документов.

Почему я хочу удалить метаданные^(Metadata) ?

Вернемся к письму, которое вы отправляете властям о чем-то подозрительном, происходящем на работе. Вы делаете это анонимно, потому что боитесь возмездия или просто не хотите вмешиваться, кроме как привлечь внимание^{(’ attention)} властей . Это разоблачение.

Вы делаете все возможное, получаете временный адрес электронной почты и отправляете его с общедоступного компьютера в библиотеке, чтобы замести следы. Из-за метаданных документ может содержать информацию, которая может быть использована, чтобы связать его с вами. К нему даже может быть прикреплено ваше имя.

Хуже того, изменения, которые вы внесли в документ, хотя они больше не видны вам, могут все еще быть в документе. Если вы написали абзац о чем-то конкретном для вас, но затем удалили его, потому что он может быть использован для вашей идентификации, он все равно может быть частью файла в виде метаданных.

Как просмотреть метаданные Office?

Ниже приведен список способов узнать, какие метаданные прикреплены к вашим файлам Word , Excel или PowerPoint . Метаданные^(Metadata) , связанные с электронной почтой, отправленной из Outlook , гораздо сложнее и выходят за рамки этой статьи.

Просмотр метаданных^{(View Metadata)} в Word , Excel или PowerPoint

Открыв документ, книгу или презентацию, которые вы хотите проверить:

Нажмите « Файл»^{(File )} в верхнем левом углу.

На экране « Информация^{(Info )} » вы увидите много информации, такой как « Размер^(Size) », « Страницы^(Pages) », «Слова»^(Words) , «Общее время редактирования»^{(Total Editing Time)} , «Последнее изменение^(Modified) », « Создано^(Created) » и «Связанные люди», а также другие данные.

Под этими данными нажмите « Показать все свойства»^{(Show All Properties)} , чтобы увидеть больше данных.
ПРИМЕЧАНИЕ. ^(NOTE:) Обратите внимание^{(Pay attention)} на данные шаблона^(Template) . Если вы использовали шаблон, в имени файла которого указано ваше имя или название компании^{(company name)} , вас могут отследить.

Просмотр метаданных в проводнике Windows

Откройте проводник Windows^{(Windows Explorer)} и перейдите туда, где вы сохранили файл.

Щелкните ^{(Right-click)}файл правой кнопкой мыши и выберите^{(file and click)} « Свойства »^(Properties) .

В окне «Свойства^{(Properties window)} » перейдите на вкладку « Сведения^(Details) ». Вы увидите все метаданные в компактном и кратком списке.

Просмотр всех метаданных^{(View All Metadata)} для файлов Word , Excel или PowerPoint

Расширяемый язык разметки^{(Markup Language)} ( XML ) является документом де-факто для хранения метаданных в вычислениях. Он сопровождает все виды файлов, и файлы Microsoft Office не являются исключением.

Просмотр этих XML-документов на удивление прост. Давайте сделаем это с файлом Word^{(Word file)} .

1. Откройте проводник Windows^{(Windows Explorer)} и перейдите туда, где вы сохранили файл.
2. Сделайте копию файла, чтобы случайно не повредить исходный файл.
3. Выберите файл копии^{(copy file)} и либо нажмите кнопку F2 на клавиатуре, либо щелкните файл правой кнопкой мыши и выберите « ^{(file and select)} Переименовать^(Rename) » .

Измените расширение файла с .docx на .zip . Да, каждый тип файла Office^{(Office filetype)} , оканчивающийся на x , представляет собой сжатый файл, содержащий XML-документы. Вы получите предупреждение об этом. Щелкните Да^(Yes) .

Щелкните файл правой кнопкой мыши и выберите « Извлечь все… ».^{(Extract All…)}

В открывшемся окне вас спросят, где вы хотите сохранить извлеченные файлы и хотите ли вы показать извлеченные файлы по завершении. Значения по умолчанию хороши. Щелкните Извлечь^(Extract) .

После завершения извлечения вы увидите три папки и XML-файл^{(XML file)} . Исследуйте эти файлы, чтобы увидеть, какая информация там хранится. Если дважды щелкнуть XML-файл^{(XML file)} , он, скорее всего, откроется в Internet Explorer .

Это будет выглядеть странно, но вы сможете понять, что означает большая часть информации. Ваше имя может содержать два XML-файла: core.xml в папке docProps , а также document.xml и people.xml в папке word .

Как удалить метаданные^{(Delete Metadata)} из Microsoft Word , Excel или PowerPoint

Потребовалось много времени, чтобы добраться сюда, но если вы собираетесь сделать что-то подобное, вы должны точно знать, почему. Давайте продолжим.

Удалить метаданные^{(Delete Metadata)} в Word , Excel или PowerPoint

Нажмите « Файл»^{(File )} в верхнем левом углу.

На странице « Информация^{(Info )} » нажмите «Проверить наличие проблем^{(Check for Issues)} » слева, ближе к середине страницы.

Нажмите «Проверить документ^{(Inspect Document)} » . Откроется окно инспектора документов .^{(Document Inspector )}

 Убедитесь^(Make) , что все флажки в Инспекторе документов^{(Document Inspector)} отмечены, затем нажмите кнопку « Проверить^(Inspect) » .

Когда Инспектор документов^{(Document Inspector)} закончит работу, вы увидите информацию^{(see information)} о том, какие данные он нашел. Зеленая галочка в кружке означает, что данные такого типа не найдены. Красный восклицательный знак^{(exclamation mark)} означает, что он нашел данные этого типа. Рядом с описанием этого типа данных вы увидите кнопку « Удалить все ».^{(Remove All)}

Нажмите^(Click) на это, чтобы удалить все данные этого типа. Таких кнопок может быть несколько, поэтому прокрутите вниз, чтобы убедиться, что вы видите их все.

Удалив метаданные, вы можете нажать кнопку « Перепроверить»^{(Reinspect )} , чтобы убедиться, что ничего^{(t miss anything)} не пропущено .

Сохраните документ сейчас, чтобы данные не вводились повторно.

Как быть уверенным^(Certain) , что метаданные^(Metadata) были удалены

Выполните шаги, описанные выше, для просмотра всех метаданных в Word, Excel или PowerPoint^{(View All Metadata in Word, Excel, or PowerPoint)} . Изучив файлы core.xml, document.xml и people.xml, вы должны увидеть, что в документе больше нет личных данных.

Если вы снова измените расширение с .zip на .docx, вы снова сможете нормально открыть файл в Word .

Как удалить метаданные^{(Delete Metadata)} в проводнике Windows^{(Windows Explorer)}

Это хороший метод, если вы хотите быстро удалить метаданные из нескольких файлов. Сделать это для 2 или более файлов можно за считанные секунды.

Откройте проводник Windows и перейдите^{(Windows Explorer and navigate)} к файлу, из которого вы хотите удалить метаданные. Щелкните ^{(Right-click)}файл правой кнопкой мыши и выберите^{(file and click)} « Свойства »^(Properties) .

В окне «Свойства^{(Properties window)} » перейдите на вкладку « Подробности^(Details) », затем нажмите « Удалить свойства и личную информацию^{(Remove Properties and Personal Information)} » .

Удалить информацию можно двумя способами. Вы можете удалить метаданные из исходного файла или сделать копию файла без каких-либо метаданных.

Удалить метаданные из исходного файла

Выберите Удалить следующие свойства из этого файла:^{(Remove the following properties from this file:)} затем либо установите только нужные флажки, либо нажмите кнопку Выбрать все^{(Select All )} . Затем нажмите ОК^(OK) .

Сделать копию без метаданных

Это создаст копию файла и добавит слово « Копировать^(Copy) » в конец имени файла. Эта копия не будет иметь никаких метаданных, связанных с ней.

В окне « Удалить свойства^{(Remove Properties)} » выберите «Создать копию с удаленными всеми возможными свойствами^{(Create a copy with all possible properties removed)} », затем нажмите кнопку « ОК^(OK) ».

Сравните свойства оригинала и копии, чтобы увидеть разницу.

В ясности?

Значит ли это, что вы в чистоте? Вас теперь нельзя идентифицировать по документу? Трудно сказать. То, что вы сделаете с документом дальше, определит это.

Любая дальнейшая цифровая обработка документа, например его отправка по электронной почте, может добавить метаданные обратно в цепочку. Реальный вариант — распечатать документ и отправить по почте^{(document and mail)} . Трудно получить метаданные с бумаги.

How to Completely Delete Personal Metadata from Microsoft Office Documents

Everything yoυ do generates data sоmewhere. That data, when collected and analyzed, becomes information. Thаt informatіon can tell someone more about you thаn you probably want them to know.

The information collected over time can tell someone everything about you and can be used to help or harm you. This data is known as metadata.

What is Metadata?

Metadata is data about data. Don’t you hate it when people use a word to define that word? Data is facts that are completely objective. It cannot be reasonably disputed. One is one and zero is zero. The temperature is what it is. Today’s date is today’s date. You get the point.

Metadata is facts about a single piece of data. Let’s illustrate this with the example of writing a letter in Microsoft Word.

You type a letter to send to authorities about something going on at work that is unethical, possibly even illegal. Yes, we got dramatic right away.

The letter is information made from the characters you typed in a certain order. The characters you typed are generated by a bunch of ones and zeroes. The ones and zeroes are the data that makes up the information in the letter.

When the ones and zeroes are turned into the letter, there is other data about the letter that gets created. Some of that metadata includes when you typed the letter, who typed the letter, when it was last saved, what version of Word was it created in, all these are data about the data or metadata.

What Does Metadata Do?

In Microsoft Office, most of the metadata is there just for your benefit. It can help you find the newest version of a document or see who created the document so you could ask them questions about it. It helps to keep track of edits or comments on documents.

It is also used by the Office program and other programs to work with the document. Windows Explorer uses the information to categorize and sort documents, for example.

Why Would I Want to Remove Metadata?

Let’s go back to the letter you’re sending to the authorities about something sketchy going on at work. You’re doing this anonymously because you fear retribution, or you just don’t want to be involved beyond bringing it to the authorities’ attention. It’s whistleblowing.

You go all out and get a temporary e-mail address and send it from a public computer at a library to cover your tracks. Because of metadata, the document may have information that can be used to link it back to you. It even may still have your name attached to it.

Even worse, changes you made to the document, although no longer visible to you, may still be in the document. If you wrote a paragraph about something specific to you but then removed it because it could be used to identify you, it still could be a part of the file in the form of metadata.

How Can I View Office Metadata?

Following is a list of methods to see what metadata is attached to your Word, Excel, or PowerPoint files. Metadata surrounding e-mail sent from Outlook is far more complex and beyond the scope of this article.

View Metadata in Word, Excel, or PowerPoint

With the document, workbook, or presentation open that you want to check:

Click on File in the top-left corner.

On the Info screen, you’ll see plenty of information such as Size, Pages, Words, Total Editing Time, Last Modified, Created, and Related People among other data.

Under that data, click on Show All Properties to see more data.
NOTE: Pay attention to the Template data. If you used a template that has your name, or a company name in its filename, that could be tracked to you.

View Metadata in Windows Explorer

Open Windows Explorer and navigate to where you have saved the file.

Right-click on the file and click on Properties.

In the Properties window, click on the Details tab. You’ll see all the metadata in compact and concise list.

View All Metadata for Word, Excel, or PowerPoint Files

Extensible Markup Language (XML) is the defacto document for the storage of metadata in computing. It accompanies all kinds of files and Microsoft Office files are no exception.

Viewing these XML documents is surprisingly easy. Let’s do this with a Word file.

1. Open Windows Explorer and navigate to where you have saved the file.
2. Make a copy of the file, so you don’t accidentally corrupt the original file.
3. Select the copy file and either tap the F2 button on your keyboard or right-click on the file and select Rename.

Change the extension of the file from .docx to .zip. Yes, each Office filetype that ends in x is a compressed file containing XML documents. You’ll get a warning about doing this. Click Yes.

Right-click on the file and select Extract All…

In the window that opens, it will ask you where you want to save the extracted files and if you want to show the extracted files when finished. The default values are good. Click Extract.

Once the extraction is done, you’ll see three folders and an XML file. Explore in these files to see what information is stored there. If you double-click on an XML file, it will likely open in Internet Explorer.

It will look odd, but you should be able to make out what most of the information means. There are two XML files that may contain your name: core.xml in the docProps folder, and document.xml and people.xml, both in the word folder.

How to Delete Metadata from Microsoft Word, Excel, or PowerPoint

It took a long time to get here, but if you’re going to do something like this you should know exactly why. Let’s get on with it.

Delete Metadata in Word, Excel, or PowerPoint

Click on File in the top-left corner.

On the Info page, click on Check for Issues on the left, near the middle of the page.

Click on Inspect Document. The Document Inspector window will open.

 Make sure all the checkboxes in the Document Inspector are checked, then click the Inspect button.

Once the Document Inspector is done, you’ll see information about what kind of data it found. A green checkmark in a circle means it found no data of that type. A red exclamation mark means it found data of that type. Next to that data type’s description you’ll see the Remove All button.

Click on that to remove all data of that type. There may be several of these buttons, so scroll down to ensure you get all of them.

After you’ve removed the metadata, you may want to click the Reinspect button, just to make sure it didn’t miss anything.

Save your document now to ensure the data doesn’t get re-entered.

How to be Certain the Metadata was Deleted

Go through the steps above for View All Metadata in Word, Excel, or PowerPoint. Upon inspecting the core.xml, document.xml and people.xml files, you should see that there is no personal data in the document anymore.

If you change the extension back from .zip to .docx, you’ll be able to open the file normally in Word again.

How to Delete Metadata in Windows Explorer

This is a good method if you want to strip metadata from several files quickly. Doing this for 2 or more files can be done in a matter of seconds.

Open Windows Explorer and navigate to the file you want to remove metadata from. Right-click on the file and click on Properties.

In the Properties window, click on the Details tab then click on Remove Properties and Personal Information.

You can remove information in two ways. You can remove metadata from the original file or make a copy of the file without any metadata.

Remove Metadata from Original File

Select Remove the following properties from this file: then either check only the boxes you want or click on the Select All button. Then click OK.

Make a Copy with No Metadata

This will make a copy of the file and add the word Copy to the end of the filename. That copy will not have any metadata associated with it.

In the Remove Properties window, select Create a copy with all possible properties removed then click the OK button.

Compare the properties of the original and the copy to see the difference.

In the Clear?

Does this mean you’re in the clear? You cannot be identified now from the document? That’s difficult to say. What you do with the document next will determine that.

Any further digital processing of the document, like emailing it, could add metadata back into the chain. A viable option is to print the document and mail it. It’s difficult to get metadata from paper.

Related posts

• Какая последняя версия Microsoft Office?

• Какая у меня версия Microsoft Office?

• Как изменить Background в Microsoft Teams

• Как Create and Use AutoText в Microsoft Word

• Как создать Gantt Charts в Microsoft Excel

• Как создать Breakout Rooms в Microsoft Teams

• Добавить линейный Regression Trendline на Excel Scatter Plot

• Как создать Greeting Card с MS Word

• Как записать Macro в Excel

• Связать ячейки между листами и книгами в Excel

• Как надежно Password Protect Excel File

• OneDrive для School or Work: 8 Tips для Beginners

• Исправить Microsoft Outlook обнаружил проблему с ошибкой

• Что такое Microsoft Myanalytics и как его использовать?

• Как создать ярлыки Microsoft Outlook для электронной почты и задач

• Как настроить и использовать формат MLA в Microsoft Word

• Как сделать Histogram в Excel

• Microsoft Word не отвечает? 8 способов исправить это

• 4 Ways для запуска Microsoft Teams Poll во время встреч

• Как Group Worksheets в Excel