Если у вас есть подписка на Office 365 , вы можете получить доступ к одному из приложений — Access . Это инструмент для создания различных типов баз данных и отчетов на вашем компьютере. Если вы ищете метод создания базы данных, MS Access — лучший способ сделать это, независимо от того, хотите ли вы создать простую или сложную базу данных.

Вы можете использовать этот инструмент для создания базы данных, создания форм для ввода данных, фильтрации данных с помощью настраиваемых запросов и создания отчетов на основе ваших данных. Существуют пошаговые мастера, которые помогут вам создать эти элементы, поэтому их не так уж сложно использовать.

Как создать пустую базу данных с помощью MS Access^{(How To Build a Blank Database With MS Access)}

Первое, что вам нужно сделать, это создать базу данных. Для этого запустите новую базу данных в Access . Ваши таблицы данных, формы, запросы и отчеты будут сохранены в нем. Для этого вы можете либо использовать один из множества шаблонов, предоставляемых Access , либо создать его с нуля.

Здесь мы создадим базу данных, в которой будет храниться информация об учениках, и мы будем использовать пустой шаблон базы данных.

1. Запустите приложение Access^{(Launch the Access app)} на своем компьютере.
2. Нажмите « Создать^(New) » на левой боковой панели, чтобы создать новую базу данных.
3. Выберите параметр Пустая база данных^{(Blank database)} на правой панели, чтобы создать новую пустую базу данных.

1. Нажмите^(Click) на значок маленькой папки и выберите путь для сохранения базы данных. Затем нажмите на кнопку с надписью « Создать^(Create) » .

1. Вот как вы создаете базу данных с помощью Access . Ваша база данных должна быть доступна по указанному пути.

Создайте таблицу в своей базе данных^{(Create a Table In Your Database)}

Основой любой базы данных являются таблицы. Именно в этих таблицах ваши данные сохраняются в различных столбцах, и именно по ним вы можете выполнять запросы и создавать отчеты.

Когда вы создаете новую базу данных в Access , она открывает экран создания новой таблицы в виде таблицы. С этим представлением не так просто работать, поэтому вам нужно изменить его на представление «Дизайн», а затем создать столбцы таблицы.

1. Щелкните правой кнопкой мыши^{(Right-click)} только что созданную таблицу и выберите Представление «Дизайн»^{(Design View)} .

1. Сначала вам будет предложено сохранить таблицу. Введите имя таблицы и нажмите OK .

1. Следующий экран позволяет добавлять в таблицу столбцы и их типы данных. Оставьте первый столбец как есть, потому что он генерирует уникальный идентификатор для каждого из ваших элементов.
2. Пока мы создаем базу данных учащихся, поместите курсор во второе поле и введите имя ученика^{(Student Name)} . Выберите «Краткий текст»^{(Short Text)} в поле « Тип данных^{(Data Type)} » .

1. Введите « Возраст»^(Age) в качестве имени следующего поля и выберите « Число^(Number) » в раскрывающемся меню « Тип данных ».^{(Data Type)}

1. Добавьте последний столбец с названием « Страна»^(Country) и «Краткий текст^{(Short Text)} » в качестве типа данных.

1. Нажмите Ctrl + S , чтобы сохранить таблицу.

Создайте форму для ввода данных в вашу базу данных^{(Create a Form For Data Entry In Your Database)}

Хотя вы можете открыть таблицу в режиме таблицы и добавить в нее необходимые данные, форма предоставит вам более простой способ ввода данных. Вам также не придется вмешиваться в какие-либо другие данные в таблице, поскольку форма позволяет редактировать только одну запись за раз.

Вы можете использовать мастер форм Access, чтобы создать форму для ввода данных^{(create a form for data entry)} с выбранными вами полями.

1. Пока Access все еще открыт с вашей базой данных, щелкните вкладку « Создать^(Create) » вверху и выберите параметр « Мастер форм»^{(Form Wizard)} .

1. Он попросит вас выбрать поля, которые вы хотите использовать в своей форме. Выберите все, для чего вам нужно ввести значение, и щелкните значок со стрелкой вправо, чтобы добавить их в список. Затем нажмите Далее^(Next) внизу.

1. На следующем экране предлагаются четыре макета формы на выбор. Нажмите^(Click) на любой макет, и слева появится предварительный просмотр. Сделав выбор, нажмите « Далее^(Next) » внизу.

1. Введите имя формы и нажмите « Готово»^(Finish) .

1. Должна открыться форма, позволяющая добавить данные в таблицу.

Создайте запрос для фильтрации данных в вашей базе данных^{(Create a Query To Filter Data In Your Database)}

Запрос позволяет фильтровать данные, сохраненные в ваших таблицах, с использованием различных настраиваемых критериев. Например, если вы хотите получить данные учащихся в возрасте 20 лет и старше, проживающих в США, вы можете создать запрос и создать таблицу, в которой есть только те учащиеся, которые соответствуют вашим критериям.

1. Перейдите на вкладку « Создать^(Create) » вверху и выберите « Мастер запросов»^{(Query Wizard)} .

1. Выберите первый вариант с надписью « Мастер простых запросов»^{(Simple Query Wizard)} и нажмите « ОК^(OK) » .

1. Выберите таблицу и поля, которые вы хотите включить в запрос, и нажмите « Далее^(Next) » .

1. Выберите параметр « Подробности^(Detail) » на следующем экране и нажмите « Далее^(Next) » внизу.

1. Введите имя для вашего запроса и нажмите « Готово»^(Finish) внизу.

1. Щелкните правой кнопкой мыши только что созданный запрос и выберите Представление «Дизайн»^{(Design View)} . Вы будете использовать это представление для ввода критериев для вашего запроса.

1. Следующий экран позволяет указать фильтры для вашего запроса. Давайте создадим правило, которое показывает только учащихся в возрасте 20 лет и старше из США.
   
   Введите >=20 в поле Критерии^(Criteria) для поля Возраст^(Age) .
   
   Введите США^(US) в строке « Критерии » в поле « ^(Criteria)Страна»^(Country) .

1. Нажмите Ctrl + S , чтобы сохранить изменения.
2. Дважды щелкните^{(Double-click)} свой запрос на левой боковой панели, и вы увидите отфильтрованную версию ваших данных.

Как создать отчет базы данных в Access^{(How To Build a Database Report In Access)}

Отчеты обычно используются для извлечения данных из Access и их просмотра в виде отдельных файлов. Access позволяет создавать отчеты для выбранных вами таблиц и полей и использует тот же стиль мастера, что и формы и запросы для создания отчетов.

1. Перейдите на вкладку « Создать^(Create) » вверху и выберите « Мастер отчетов»^{(Report Wizard)} .

1. Добавьте поля, которые вы хотели бы иметь в своем отчете, и нажмите « Далее^(Next) » .

1. Если вы хотите указать какие-либо порядки группировки, вы можете сделать это на этом экране. Затем нажмите «Далее»^(Next) .

1. Если вы хотите отсортировать записи по полю, вы можете сделать это на этом экране. Затем нажмите Далее^(Next) .

1. Выберите макет отчета и нажмите « Далее^(Next) » .

1. Введите имя отчета и нажмите « Готово^(Finish) » .

1. ^{(Right-click)}Щелкните отчет правой кнопкой мыши и выберите Предварительный просмотр^{(Print Preview)} перед печатью .

1. Нажмите на PDF или XPS^{(PDF or XPS )} вверху, чтобы сохранить его в любом из этих форматов.

Ваша полная база данных с таблицами, формами, запросами и отчетами готова.

Как вы строите свои базы данных^{(build your databases)} ? Если вы используете Access , используете ли вы функции, упомянутые выше? Дайте нам знать в комментариях ниже.

How To Build a Database With Microsoft Access

If you have an Office 365 subscription, one of the аpps you can access іs Access. It’s a tool to create various types of databаses and reports on your computer. If you’re looking for a method on hоw to bυild a database, MS Access is the best way to do it whether yoυ want to build a simple or a complex database.

You can use the tool to build a database, create forms for data entries, filter your data using custom queries, and generate reports out of your data. There are step-by-step wizards to help you create these items so it’s not too difficult to use.

How To Build a Blank Database With MS Access

The first thing you need to do is build a database. To do this, start a new database in Access. Your data tables, forms, queries, and reports will be saved in it. To do it, you can either use one of the many templates that Access provides or build one from scratch.

Here we’ll build a database that stores student information and we’ll be using a blank database template.

1. Launch the Access app on your computer.
2. Click on New in the left sidebar to create a new database.
3. Select the Blank database option on the right-hand side pane to create a new blank database.

1. Click on the little folder icon and choose a path to save your database. Then, click on the button that says Create.

1. That’s how you build a database with Access. Your database should be available at the specified path.

Create a Table In Your Database

The base of any database is tables. It’s these tables where your data is saved in various columns, and this is what you can run queries on and generate reports from.

When you build a new database in Access, it opens the new table creation screen in the datasheet view. This view isn’t the easiest to work with and so you need to change it to the design view and then create your table columns.

1. Right-click on the newly created table and select Design View.

1. It’ll prompt you to save your table first. Enter a name for the table and click on OK.

1. The following screen lets you add columns and their data-types to the table. Keep the first column as-is because it generates a unique ID for each of your items.
2. As we’re building a student database, put your cursor in the second field and type Student Name. Choose Short Text from the Data Type field.

1. Enter Age as the next field name and choose Number from the Data Type dropdown menu.

1. Add the last column with the name Country and Short Text as the data type.

1. Press Ctrl + S to save the table.

Create a Form For Data Entry In Your Database

While you can open the table in datasheet view and add the required data to it, a form will provide you with an easier way to input your data. You’ll also not have to meddle with any other data in the table as a form only lets you edit one entry at a time.

You can use the Access’ form wizard to create a form for data entry with your chosen fields.

1. While Access is still open with your database, click on the Create tab at the top and choose the option that says Form Wizard.

1. It’ll ask you to select the fields you want to use in your form. Select all that you’ll need to enter a value for and click on the right arrow icon to add them to the list. Then click on Next at the bottom.

1. The following screen offers four form layouts to choose from. Click on any layout and a preview will appear on the left side. Once you’ve made a selection, click on Next at the bottom.

1. Enter a name for your form and hit Finish.

1. The form should open letting you add data to your table.

Create a Query To Filter Data In Your Database

A query lets you filter the data saved in your tables using various custom criteria. For example, if you’re looking to retrieve the data of students who’re 20 years or older and live in the US, you can create a query and generate a table that only has the students in it that match your criteria.

1. Click on the Create tab at the top and select Query Wizard.

1. Choose the first option that says Simple Query Wizard and hit OK.

1. Select the table and the fields you want to include in the query and click on Next.

1. Choose the Detail option on the following screen and click on Next at the bottom.

1. Enter a name for your query and hit Finish at the bottom.

1. Right-click on your newly created query and choose Design View. You’ll use this view to enter the criteria for your query.

1. The following screen lets you specify the filters for your query. Let’s create a rule that only shows students who are 20 years or older and are from the US.
   
   Type >=20 in the Criteria box for the Age field.
   
   Enter US in the Criteria row for the Country field.

1. Press Ctrl + S to save the changes.
2. Double-click on your query in the left sidebar and you’ll see the filtered version of your data.

How To Build a Database Report In Access

Reports are usually used to bring data out of Access and to view them as standalone files. Access lets you generate reports for your chosen tables and fields and it uses the same wizard style as forms and queries to make reports.

1. Click on the Create tab at the top and select Report Wizard.

1. Add the fields you’d like to have in your report and click on Next.

1. If you want to specify any grouping orders, you can do that on this screen. Then hit Next.

1. If you want to sort your records by a field, you can do that on this screen. Then click on Next.

1. Select a report layout and hit Next.

1. Enter a name for the report and click on Finish.

1. Right-click on the report and choose Print Preview.

1. Click on PDF or XPS at the top to save it in either of these formats.

Your full database with tables, forms, queries, and reports is ready.

How do you build your databases? If you use Access, do you use the features mentioned above? Let us know in the comments below.

Related posts

• Microsoft Outlook не открывается? 10 способов исправить

• Как создавать PDF-документы в Microsoft Office

• Как показать количество слов в Microsoft Word

• Как экспортировать ваши электронные письма из Microsoft Outlook в CSV или PST

• Сделайте так, чтобы OpenOffice Writer выглядел и функционировал как Microsoft Word

• Создание или создание сочетаний клавиш для Microsoft Office

• Как печатать на конверте в Microsoft Excel

• Как рисовать в Microsoft Word

• Как создать слияние в Microsoft Word

• Как создать флаер в Microsoft Word

• Google Таблицы против Microsoft Excel — в чем разница?

• Как добавить раскрывающийся список в Microsoft Word

• Как создать групповой календарь в Microsoft 365

• Как диктовать документы в Microsoft Word

• Как исправить ошибку «Закладка не определена» в Word

• Как печатать на конверте в Microsoft Word

• Как заблокировать ячейки в Microsoft Excel

• Что такое Microsoft Teams и как это работает?

• Исправить ошибку «Не удается запустить Microsoft Office Outlook»

• Как восстановить удаленные электронные письма в Office 365