«Куда делась моя электронная почта? Оно просто исчезло». Удивительно, сколько раз я слышал это за свою карьеру. Но не так шокирующе, как количество людей, которые не понимают, что они могут легко найти определенное электронное письмо в Outlook . 

Прочитав это руководство о том, как искать электронную почту Outlook^{(Outlook email)} по дате, отправителю, ключевому слову и т. д., вы также сможете найти любую электронную почту в Outlook . Мы собираемся дать вам все советы по поиску электронной почты в Outlook^{(Outlook email)} , с которыми вы можете справиться.

Индексируются ли ваши электронные письма?^{(Are Your Emails Indexed?)}

Чтобы получить наилучшие результаты поиска по электронной почте, убедитесь, что Outlook проиндексировал все. 

Что такое индексация? Точно^(Just) так же , как в указателе книги перечислены все темы и где их найти, индексация Outlook создает подобную базу данных. Программам проще искать в базе данных, чем в куче произвольного текста^{(freeform text)} .

1. Поместите курсор в поле поиска в текущем почтовом^{(Search Current Mailbox )} ящике , также известное как поле мгновенного поиска^{(Instant Search box)} . Это вызовет панель инструментов поиска .^{(Search tools )}
2. Нажмите кнопку « Инструменты поиска^{(Search Tools )} » , а затем « Статус индексирования^{(Indexing Status)} » . Откроется небольшое окно, показывающее, сколько писем осталось проиндексировать. 

Если количество элементов, которые нужно проиндексировать, отличается от нуля, подождите несколько минут. Это гарантирует, что поиск будет максимально полным.

Индексация требует некоторых ресурсов. Если вы обнаружите, что это слишком сильно замедляет работу Outlook или компьютера, вы можете отключить индексирование, чтобы повысить производительность компьютера^{(computer performance)} .

Постоянно добавить вкладку поиска^{(Permanently Add Search Tab)}

Было бы здорово, если бы мы могли легко попасть на вкладку поиска^{(search tab)} без необходимости каждый раз нажимать на строку поиска ? ^{(search bar)}Давайте сделаем это.

• Щелкните Файл^(File) .

• Нажмите « Параметры^(Options) » слева, примерно на полпути вниз.

• В окне «Параметры» нажмите « Настроить ленту^{(Customize Ribbon)} » . 

• На панели « Настройка ленты» щелкните^{(Customize Ribbon pane)} раскрывающееся меню в разделе « Выбор команд из:^{(Choose commands from:)} » и выберите « Вкладки инструментов»^{(Tool Tabs)} .

• Найдите Инструменты поиска^{(Search Tools)} и выберите его. Затем нажмите кнопку Add>> . 

• Инструменты поиска появятся в области основных вкладок^{(Main Tabs)} . Используйте стрелки вверх и вниз рядом с этой областью, чтобы определить, где она будет отображаться на ленте, или оставьте ее там, где она есть. Затем нажмите OK , чтобы зафиксировать изменение.

• Найдите вкладку Инструменты поиска . ^{(Search Tools )}Теперь мы можем легко получить доступ ко всем инструментам поиска в любое время.

Установите область поиска^{(Set The Scope Of The Search)}

Во вкладке «Инструменты поиска»^{(Search Tools tab)} мы можем легко задать область поиска. С левой стороны мы увидим, что мы можем установить область действия: « Все почтовые ящики^{(All Mailboxes)} », « Текущий почтовый ящик^{(Current Mailbox)} », « Текущая папка^{( Current Folder)} », «Подпапки^{( Subfolders)} » или « Все элементы Outlook^{(All Outlook Items)} » .

Все почтовые ящики^{(All Mailboxes)} — выберите эту область, если у нас есть общие почтовые ящики или другие учетные записи в Outlook . У некоторых людей в Outlook^(Outlook) могут быть как рабочие, так и личные учетные записи электронной почты .

Текущий почтовый ящик^{(Current Mailbox)} — выберите эту область, чтобы поиск осуществлялся только в одном почтовом ящике. Убедитесь, что почтовый ящик выбран на левой панели Outlook .

Текущая папка^{(Current Folder)} — эта область ограничивает поиск папкой, выбранной в данный момент на левой панели Outlook .

Подпапки^(Subfolders) — это ограничивает область папками в любой папке, выбранной на левой панели.

Все элементы Outlook^{(All Outlook Items)} — наиболее открытая область будет применять поиск ко всем электронным письмам, контактам, элементам календаря и задачам. Из-за большого объема данных поиск в этой области может быть медленным и давать ненужные результаты. Используйте эту область экономно.

Операторы поиска в Outlook^{(Search Operators In Outlook)}

Результаты поиска можно сделать более конкретными с помощью операторов поиска. 

Чтобы найти конкретную фразу^{(search phrase)} , заключите ее в двойные кавычки .

Пример: « Отчет TPS »

Чтобы найти элементы, которые должны содержать два или более слов, но не обязательно рядом друг с другом или в том порядке, в котором они написаны, используйте оператор^(AND) И.

Пример: работа И^{(AND )} выходные

Чтобы найти элементы, содержащие ключевое слово, и исключить элементы, содержащие другое ключевое слово, используйте оператор НЕ .^{(NOT )}

Пример: суббота НЕ^{(NOT )} отличная

Ищете что-то, что могло бы иметь то или иное слово? Попробуйте оператор ИЛИ .^(OR)

Пример: жираф ИЛИ^{(OR )} продукт

Все эти операторы можно комбинировать, чтобы сделать поиск максимально конкретным. У нас может быть что-то столь же сложное, как « Отчет TPS ^{(TPS report)}» И выходные^{(” AND weekend)} ИЛИ жираф НЕ^(NOT) отлично.

Поиск в Outlook по ключевому слову^{(Search Outlook By Keyword)}

Самый простой поиск в электронной почте Outlook^{(Outlook email)} — это поиск по ключевым словам^{(keyword search)} . Проще всего это сделать из поля мгновенного поиска^{(Instant Search)} в верхней части папки «Входящие».

• Задайте^(Set) область в раскрывающемся списке рядом с полем «Мгновенный поиск^{(Instant Search field)} » или на вкладке «Поиск»^{(Search tab)} .

• Введите ключевое слово или слова в поле поиска^{(search field)} и нажмите клавишу Enter^{(Enter )} . Здесь можно использовать поисковые операторы, чтобы сделать поиск более конкретным.

Поиск в Outlook по отправителю^{(Search Outlook By Sender)}

Для поиска электронной почты Outlook по отправителю:

• Перейдите на вкладку «Поиск» и нажмите кнопку^{(Search tab and click)} « От^{(From )} » . 

• Это войдет

  от:"Имя отправителя"

  в поле мгновенного поиска^{(Instant Search field)} . 

• Удалите имя отправителя^{(Remove Sender Name)} из двойных кавычек и введите имя человека, которого мы ищем. Мы также можем просто ввести весь термин непосредственно в мгновенный поиск^{(Instant Search)} . Нажмите клавишу Enter^{(Enter )} для поиска.

Поиск в Outlook по теме^{(Search Outlook By Subject)}

Чтобы выполнить поиск электронной почты Outlook^{(Outlook email)} по теме: 

• На вкладке «Поиск» нажмите « Тема^(Subject) » . 

• Это ставит

  тема:"ключевые слова"

  в поле мгновенного поиска^{(Instant Search field)} . 

• Замените ключевые слова темой, которую мы ищем. Целую фразу также можно ввести в мгновенный поиск^{(Instant Search)} . Нажмите клавишу Enter^{(Enter )} для поиска.

Поиск в Outlook по дате^{(Search Outlook By Date)}

Для поиска писем Outlook по дате:

• На вкладке «Поиск» нажмите «На этой неделе»^{(This Week)} . Он покажет варианты; Сегодня^(Today) , вчера, на этой неделе^(Week) , на прошлой неделе^(Week) , в этом месяце^(Month) , в прошлом месяце^(Month) , в этом году, в прошлом году.

• Что бы ни было выбрано, оно будет введено в поле мгновенного поиска^{(Instant Search field)} , например;

  получено: сегодня, получено: вчера, получено: на этой неделе, получено: на прошлой неделе, получено: в этом месяце, получено: в прошлом месяце, получено: в этом году, получено: в прошлом году

  Нажмите клавишу Enter^{(Enter )} для поиска.

Мы также можем использовать полученный: оператор с календарными датами (

received:dd/mm/yyyy

day name

received:tuesday

day name Outlook Tuesday Tuesdays

Поиск в Outlook элементов с вложениями^{(Search Outlook For Items With Attachments)}

Для поиска электронной почты Outlook^{(Outlook email)} по вложениям:

• На вкладке «Поиск» нажмите « Имеет вложения^{(Has Attachments)} » . 

• Это войдет

  прикрепления: да

  в поле мгновенного поиска^{(Instant Search field)} . Это следует сочетать с другим типом поиска, чтобы сузить поле. Нажмите Enter для поиска.

Мы могли бы также ввести

hasattachments:no

Поиск в Outlook по категориям^{(Search Outlook By Category)}

Использование инструмента «Категория»^{(Category tool)} для организации электронных писем используется недостаточно. 

• Мы можем искать по категориям, используя кнопку «По категориям^{(Categorized )} » на вкладке поиска. 

• Он войдет

  категория: = «Категория цвета»

  в поле мгновенного поиска^{(Instant Search field)} . Нажмите Enter для поиска.

Это также можно ввести вручную. Просто^(Just) измените цвет в соответствии с категорией. Например, чтобы найти красную категорию, мы должны ввести

category:=”Red Category”

category:=”Blue Category”

Поиск электронной почты Outlook по получателю^{(Search Outlook Email By Recipient)}

Это способ поиска электронных писем по тому, кому они были отправлены. 

• Нажатие на кнопку « Отправлено^{(Sent To )} » покажет нам варианты; Отправлено^(Sent) : мне или копия^{(Me or CC)} : мне, не отправлено непосредственно^{(Sent Directly)} мне, а отправлено^(Sent) другому получателю^(Recipient) . 

• Он будет вводить текст поиска^{(search text)} , например (to: "[email protected]" ИЛИ cc^{(OR cc)} : " [email protected] "). Нажмите Enter для поиска.

• Если мы выберем « Отправлено^(Sent) другому получателю^(Recipient) », нам нужно будет отредактировать текст в строке поиска^{(search bar)} . Это будет выглядеть

  кому : « Имя получателя »(Recipient)

  . 

• Удалите^(Delete) часть имени получателя^{(Recipient Name part)} и введите имя, которое мы ищем. Нажмите ^(Hit) Enter для поиска.

Поиск по прочитанному или не прочитанному^{(Search By Read Or Not Read)}

Вы можете искать электронные письма Outlook по тому, были ли они прочитаны или непрочитаны.

• Нажав кнопку « Непрочитанные » на ^(Unread)вкладке «Поиск»^{(Search tab)} , вы найдете все письма, которые еще не были прочитаны. 

• Он входит

  читается: нет

  в строке поиска^{(search bar)} . Нажмите Enter для поиска.

• Чтобы найти прочитанное электронное письмо, измените его на

  прочитано: да

  и нажмите Enter для поиска.

Поиск по отмеченным^{(Search By Flagged)}

Использование флажков для пометки важных писем помогает оставаться в курсе событий. 

• Чтобы найти помеченные письма, нажмите кнопку « Помечено^{(Flagged )} » на вкладке «Поиск». 

• Он будет искать с

  следующий флаг: флаг продолжения

  . Другие варианты

  последующийфлаг: не отмечен

  а также

  флаг продолжения: завершено

  . Нажмите Enter для поиска.

Поиск по важности^{(Search By Importance)}

Просматривайте^(See) только важные электронные письма в Outlook следующим образом.

• Под отмеченной кнопкой на вкладке «Поиск»^{(Search tab)} есть кнопка « Важно^(Important) » . Нажав на нее, вы вернете все элементы, отмеченные как важные. 

• Поисковый запрос^{(search query)} выглядит так

  важность: высокая

  . Мы также можем изменить высокое значение на низкое или нормальное. Нажмите^(Click) на увеличительное стекло^{(magnifying glass)} или нажмите Enter для поиска.

Объединение параметров поиска^{(Combining Search Options)}

Все вышеперечисленные параметры поиска можно комбинировать. Например, если мы ищем важные и помеченные элементы, мы можем ввести

importance:high followupflag:followup

search bar

Это можно либо ввести, либо просто нажать кнопку « Важно^{(Important button)} », а затем кнопку^{(Flagged button)} «Отмечено» .

Дополнительные параметры поиска^{(More Search Options)}

Нажмите кнопку « Дополнительно^(More) » на вкладке «Поиск»^{(Search tab)} , и мы увидим еще более 20 способов поиска. 

В основном, он помещает раскрывающееся меню под панелью поиска^{(search bar)} с параметрами, которые поддерживает конкретный тип поиска .^{(search type)}

более-добавленный-выпадающий-вниз.png^{(more-added-drop-down.png)}

Расширенные параметры поиска^{(Advanced Search Options)}

Мы можем получить доступ к более чем сотне различных параметров поиска, выходящих далеко за рамки того, что мы рассмотрели. Возможно, мы никогда не воспользуемся этим, но приятно знать, что он здесь. 

• Нажмите «Инструменты поиска^{(Search Tools )} », затем «Расширенный поиск^{(Advanced Find)} » . 

• Откроется окно  расширенного поиска .^{(Advanced Find)}

Найдите время и осмотритесь здесь. Удивительно, как много можно сделать. Мы можем выполнять поиск по любому полю любого элемента Outlook^{(Outlook item)} . Есть несколько сотен разных вещей, по которым мы можем искать.

Сила поиска в Outlook^{(The Power Of Outlook Search)}

Разве вы не поражены тем, насколько обширны и эффективны поисковые возможности Outlook ? Вы^(Did) хоть знали, что все возможно? Большинство людей, вероятно, никогда не используют и десятой части всех возможностей Outlook . Используйте это как трамплин для изучения того, что еще может сделать для вас  Outlook .

Вы можете создавать собственные ярлыки Outlook для задач электронной почты. Настройте^(Set) правила Outlook для организации электронной почты в папки. Или даже запланируйте отправку электронной почты в определенное время^{(schedule an email to be sent at a specific time)} ! Когда Outlook просто читает электронные письма, это немного похоже на использование Ferrari для покупки продуктов.

Search Outlook Email by Sender, Date, Keyword, Size and More

“Where’d mу email go? It just disappearеd.” It’s shocking how many times І’ve heard this over mу career. Bυt not as shocking аs how many people who don’t realize that they can easily search for а specifіc email in Outlook. 

After reading this guide on how to search Outlook email by date, sender, keyword, and more, you’ll be able to find any email in Outlook too. We’re going to give you all the Outlook email search tips you can handle.

Are Your Emails Indexed?

For the best email search results, let’s make sure Outlook has indexed everything. 

What’s indexing? Just like the index of a book has all the topics listed and where to find them, Outlook indexing creates a database like that. It’s easier for programs to search through a database than a bunch of freeform text.

1. Put the cursor in the Search Current Mailbox field, also known as the Instant Search box. This will bring up the Search tools bar.
2. Click on the Search Tools button and then on Indexing Status. A small window will open showing how many emails are left to be indexed. 

If the number of items to be indexed is anything but zero, give it a few minutes. That will ensure that the search is as complete as possible.

Indexing does take some resources. If you find that it slows down Outlook or your computer too much, you can turn off indexing to get better computer performance.

Permanently Add Search Tab

Wouldn’t it be great if we could easily get into the search tab without having to click in the search bar every time? Let’s do that.

• Click on File.

• Click on Options on the left side, about halfway down.

• In the Options window, click on Customize Ribbon. 

• In the Customize Ribbon pane, click on the dropdown menu under Choose commands from: and select Tool Tabs.

• Look for Search Tools and select it. Then click on the Add>> button. 

• Search Tools will appear in the Main Tabs area. Use the up and down arrows beside this area to determine where it will appear in the ribbon, or leave it where it is. Then click OK to commit the change.

• Look for the Search Tools tab. Now we can access all the search tools easily anytime.

Set The Scope Of The Search

In the Search Tools tab, we can easily set the scope of the search. On the left side, we’ll see that we can set the scope to All Mailboxes, Current Mailbox, Current Folder, Subfolders, or All Outlook Items.

All Mailboxes – choose this scope if we have shared mailboxes or other accounts in Outlook. Some people may have both their work and personal email accounts in Outlook.

Current Mailbox – choose this scope to keep the search within just the one mailbox. Ensure that the mailbox is selected in the left pane of Outlook.

Current Folder – this scope will limit the search to the folder that is currently selected in the left pane of Outlook.

Subfolders – this limits the scope to the folders under whatever folder is selected in the left pane.

All Outlook Items – The most open scope will apply the search to all emails, contacts, calendar items, and tasks. Because of the large amount of data, searches on this scope can be slow and yield unnecessary results. Use this scope sparingly.

Search Operators In Outlook

Search results can be made more specific by using search operators. 

To find a specific phrase, put double quote marks around the search phrase.

Example: “TPS report”

To find items that must have two or more words in it, but not necessarily right next to each other or in the order written, use the AND operator.

Example: work AND weekend

To find items containing a keyword and exclude items that contain a different keyword, use the NOT operator.

Example: saturday NOT great

Looking for something that could have one word or another? Try the OR operator.

Example: giraffe OR product

All these operators can be combined to make the search as specific as we’d like. We could have something as complex as “TPS report” AND weekend OR giraffe NOT great.

Search Outlook By Keyword

The easiest search Outlook email is the keyword search. It’s most simply done from the Instant Search field at the top of our inbox.

• Set the scope in the drop-down box next to the Instant Search field, or in the Search tab.

• Type the keyword, or words, into the search field and tap the Enter key. The search operators can be used here to help make the search more specific.

Search Outlook By Sender

To search Outlook email by sender:

• Go to the Search tab and click on the From button. 

• That will enter <pre>from:”Sender Name”</pre> in the Instant Search field. 

• Remove Sender Name from between the double-quotes and type in the name of the person we’re looking for. We can also just type the whole term directly into the Instant Search. Tap the Enter key to search.

Search Outlook By Subject

To search Outlook email by subject: 

• Under the Search tab, click on Subject. 

• This puts <pre>subject:”keywords”</pre> in the Instant Search field. 

• Replace keywords with the subject we’re looking for. The whole phrase can be typed into Instant Search too. Tap the Enter key to search.

Search Outlook By Date

To search Outlook emails by date:

• In the Search tab, click on This Week. It will show the options; Today, Yesterday, This Week, Last Week, This Month, Last Month, This Year, Last Year.

• Whatever is selected it will be entered in the Instant Search field like; <pre>received:today, received:yesterday, received:this week, received:last week, received:this month, received:last month, received:this year, received:last year</pre> Hit the Enter key to search.

We can also use the received: operator with calendar dates (<pre>received:dd/mm/yyyy</pre>) or day names (<pre>received:tuesday</pre>). When a day name is used, Outlook will search only on the most recent of that day. So just this past Tuesday, not all the Tuesdays ever.

Search Outlook For Items With Attachments

To search Outlook email by attachments:

• Under the Search tab, click on Has Attachments. 

• That will enter <pre>hasttachments:yes</pre> in the Instant Search field. This should be combined with another type of search to narrow the field. Tap Enter to search.

We could also type <pre>hasattachments:no</pre> to exclude results that have attachments from the results.

Search Outlook By Category

Using the Category tool to organize emails is under-utilized. 

• We can search by category using the Categorized button under the search tab. 

• It will enter <pre>category:=”Color Category”</pre> in the Instant Search field. Press Enter to search.

This can also be typed in manually. Just change the color to suit the category. For example, to search the red category, we’d type <pre>category:=”Red Category”</pre>. For blue, we’d type <pre>category:=”Blue Category”</pre> and so on.

Search Outlook Email By Recipient

This is the way to search for emails based on who they were sent to. 

• Clicking on the Sent To button will show us the options; Sent To: Me or CC: Me, Not Sent Directly to Me, and Sent to Another Recipient. 

• It will enter the search text like (to:”[email protected]“ OR cc:”[email protected]”). Tap Enter to search.

• If we choose Sent to Another Recipient, we’ll need to edit the text in the search bar. It will look like <pre>to:”Recipient Name”</pre>. 

• Delete the Recipient Name part and enter the name we’re looking for. Hit Enter to search.

Search By Read Or Not Read

You can search Outlook emails by whether they’ve been read or unread.

• Clicking on the Unread button in the Search tab will find all emails that haven’t been read yet. 

• It enters <pre>isread:no</pre> in the search bar. Press Enter to search.

• To find email that has been read change it to <pre>isread:yes</pre> and press Enter to search.

Search By Flagged

Using flags to mark important emails helps stay on top of things. 

• To find emails that are flagged, click on the Flagged button in the Search tab. 

• It will search with <pre>followupflag:followup flag</pre>. Other options are <pre>followupflag:unflagged</pre> and <pre>followupflag:completed</pre>. Tap Enter to search.

Search By Importance

See only important emails in Outlook as follows.

• Under the flagged button in the Search tab, there’s the Important button. Clicking on that will return any items that are marked important. 

• The search query looks like <pre>importance:high</pre>. We can change high to be low or normal as well. Click on the magnifying glass or hit Enter to search.

Combining Search Options

All of the above search options can be combined. For example, if we’re looking for items that are important and flagged, we can enter <pre>importance:high followupflag:followup</pre> flag in the search bar. 

This could either be typed in or just click on the Important button and then the Flagged button.

More Search Options

Click on the More button in the Search tab and we’ll see over 20 more ways to search. 

Mostly, it will put a drop-down menu under the search bar with the options that the specific search type supports.

more-added-drop-down.png

Advanced Search Options

We can access well over a hundred different search options going far beyond what we’ve covered. We might never use this, but it’s good to know it’s here. 

• Click on Search Tools then Advanced Find. 

• The Advanced Find window will open. 

Take some time and look around here. It’s overwhelming how much can be done. We can search based on any field of any Outlook item. There are a few hundred different things we can search on.

The Power Of Outlook Search

Aren’t you amazed at how extensive and powerful Outlook’s search capabilities are? Did you even know that was all possible? Most people probably never use a tenth of all the things that Outlook can do. Use this as a springboard into learning what else Outlook can do for you. 

You can create your own Outlook shortcuts for email tasks. Set up Outlook rules to organize email into folders. Or even schedule an email to be sent at a specific time! Having Outlook just read emails is a bit like using a Ferrari to get groceries.

Related posts

• Как создать ярлыки Microsoft Outlook для электронной почты и задач

• Как прикрепить другой элемент Outlook (электронная почта, контакт, задача или элемент календаря) к электронному письму

• Как создать Distribution List в Outlook

• Как Forward Outlook Emails к Gmail

• Автоматически перемещайте электронные письма в папки в Outlook с помощью правил

• Как добавить Music до презентаций PowerPoint

• Как Create Labels в Word от Excel Spreadsheet

• Как получить Microsoft Word бесплатно

• Связать ячейки между листами и книгами в Excel

• Как сделать Booklet в Word

• Исправить Microsoft Outlook обнаружил проблему с ошибкой

• Как понять анализ «что, если» в Microsoft Excel

• Как Create and Use AutoText в Microsoft Word

• Как надежно Password Protect Excel File

• Ultimate Guide для ремонта поврежденного или Corrupt Word File

• Как добавить или удалить Comments в Word

• Как изменить Background в Microsoft Teams

• Как создать Gantt Charts в Microsoft Excel

• Как создать Greeting Card с MS Word

• Как вставить подпись в Microsoft Word Document