^(Mail)Слияние почты — это функция Microsoft Word , которая помогает упростить создание персонализированных писем, наклеек, конвертов, электронных писем и каталогов. Поскольку слияние не входит в число наиболее часто используемых функций MS Word , некоторые пользователи могут не знать, как выполнять слияние в Word для создания писем, наклеек и конвертов. 

Если вы пытаетесь сэкономить время, затрачиваемое на ручную персонализацию каждого письма, этикетки или других документов, вам может пригодиться слияние. Даже если вы никогда не пытались создать письмо слиянием, процесс довольно прост, и мы проведем вас через каждый шаг ниже.

Как создавать письма слияния

В Microsoft Word^{(Microsoft Word)} есть мастер, который поможет вам создать письма слияния^{(creating mail merge letters)} . Мастер запросит письмо, которое вы хотите использовать, и получателей письма по пути, поэтому убедитесь, что у вас есть список получателей, готовый для вставки. Если вы этого не сделаете, ничего страшного, вы всегда можете добавить список получателей вручную.

1. Откройте документ Word и введите свое сообщение. Уберите персонализированные элементы (например, название, имя, город и т. д.). На данный момент вы можете просто оставить пустое место для вставки этих элементов, например:

1. Когда ваш шаблон будет готов, выберите « Рассылки^(Mailings) » > « Начать слияние^{(Start Mail Merge )} » > «Пошаговый мастер слияния»^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard )} на верхней ленте.

1. Новая панель появится вдоль правой границы окна MS Word . Это мастер, который проведет вас через весь процесс. В качестве первого шага вам нужно выбрать тип документа, над которым вы работаете. Выберите «Письма»^(Letters) и выберите « Далее: начальный документ^{(Next: Starting document)} » .

1. Далее вам нужно будет выбрать документ, который вы хотите использовать для слияния.
   Если вы уже набрали текст для своего письма, выберите «Использовать текущий документ^{(Use the current document)} » .
   Если вы хотите использовать готовый к использованию шаблон, выберите Начать с шаблона. ^{(Start from a template. )}Выбрав исходный документ, нажмите « Выбрать получателей^{(Select recipients)} » . 

1. Следующим шагом является выбор получателей. Предполагая, что у вас есть лист Excel , заполненный данными получателя, вы можете импортировать данные, выбрав параметр « Использовать существующий файл^{(Use an existing file)} » и выбрав « Обзор^(Browse) » в следующем разделе. 

Перейдите к листу со списком получателей с помощью проводника, выберите лист и выберите Открыть^(Open) . 

Когда вы выберете лист, вы увидите окно Select Table . Выберите соответствующую таблицу (таблицы). Обязательно установите флажок рядом с текстом Первая строка данных содержит заголовки столбцов^{(First row of data contains column headers)} , если это верно для ваших данных, и нажмите кнопку ОК^(OK) .

Далее вы увидите список получателей, которых Word будет использовать при слиянии. Если все выглядит хорошо, выберите ОК^(OK) . 

Когда вы добавите лист Excel , выберите « ^(Excel)Далее: написать письмо^{(Next: Write your letter)} » .

1. Теперь вы готовы добавить заполнители в свое письмо. Наведите курсор туда, где вы хотите добавить заполнитель, и выберите Дополнительные элементы^{(More items )} на панели слияния.

Откроется диалоговое окно « Вставить поле слияния^{(Insert Merge Field)} », в котором вы можете выбрать соответствующий заполнитель и нажать « Вставить^(Insert) » , чтобы добавить его в свое письмо.

1. Когда вы вставите все поля слияния, выберите «Далее: Предварительный просмотр ваших писем^{(Next: Preview your letters)} » .

Это покажет вам предварительный просмотр всех писем, созданных с помощью слияния. Вы можете использовать кнопки со стрелками на панели слияния для переключения предварительного просмотра писем.

1. Выберите Далее: завершить слияние^{(Next: Complete the merge)} . На следующем шаге выберите « Печать^(Print) » (если вы хотите распечатать все письма) или « Редактировать отдельные письма^{(Edit individual letters )} » > « Все^{(All )} » (если вы собираетесь объединить письма в один документ).

Как создать ярлыки для слияния

Всегда полезно составить список рассылки аккуратно на листе Excel , чтобы у вас не возникло головокружения, когда вам понадобятся чьи-то данные для рассылки. Однако, если вы хотите распечатать этикетки, компиляция листа Excel не поможет. Вместо этого вам нужно будет создать метки слияния^{(create mail merge labels)} в MS Word.

1. Если у вас уже есть лист Excel с информацией о рассылке, вы можете перейти к следующему шагу. Если нет, организуйте свой список рассылки на листе Excel . Добавьте несколько заголовков ( Имя^{(First Name)} , Фамилия, Адрес^(Address) и т. д.) и отсортируйте список.
2. Переключитесь на MS Word . Используйте мастер для создания этикеток. Откройте пустой документ и выберите « Рассылки^(Mailings) » > « Выбрать слияние^{(Select Mail Merge )} » > «Пошаговый мастер слияния»^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard)} . 

1. Выберите « Ярлыки»,^(Labels) а затем «Далее: начальный документ»^{(Next: Starting document)} . 

1. На следующем экране выберите Изменить макет документа^{(Change document layout)} . Затем выберите Параметры этикетки,^{(Label options)} чтобы указать номер продукта и марку этикетки.

После того, как вы нажмете OK , вы увидите метки, выделенные в вашем документе. Если вы этого не сделаете, перейдите в раздел « Дизайн таблиц»^{(Table Design )} > «Границы»^{(Borders )} и выберите «Просмотр линий сетки».^{(View Gridlines.)}

1. Вернитесь на вкладку « Рассылки^(Mailings) » в MS Word и выберите « Выбрать получателей^{(Select Recipients)} » > «Использовать существующий список». ^{(Use an Existing List. )}

Перейдите к файлу Excel , содержащему список рассылки. Выберите файл и выберите Открыть^(Open) .

1. Вы увидите окно выбора таблицы . ^{(Select Table )}Если в вашей книге несколько листов, вы увидите здесь несколько элементов. Выберите тот, который содержит ваш список рассылки. Установите флажок рядом с текстом Первая строка данных содержит заголовки столбцов^{(First row of data contains column headers,)} и выберите ОК^(OK) . 

1. MS Word импортирует список рассылки. Выберите адресный блок^{(Address Block)} . Посмотрите на превью справа. 

Если это не так, как вы хотите, выберите «Сопоставить поля». ^{(Match Fields. )}Убедитесь^(Make) , что все сведения соответствуют соответствующему заголовку на листе, и нажмите кнопку ОК^(OK) .

Посмотрите еще раз на превью. Если все выглядит хорошо, выберите OK .

1. Теперь вы увидите <<AddressBlock>> в метке. Перейдите в раздел Рассылки^(Mailings) > Обновить метки^{(Update Labels)} , чтобы добавить <<AddressBlock>> ко всем меткам.

1. Теперь ярлыки готовы к объединению. Перейдите в раздел Рассылки^(Mailings) > Завершить и объединить^{(Finish & Merge )} > Редактировать отдельные документы^{(Edit Individual Documents)} . 

Вы увидите всплывающее маленькое окно. Выберите Все^(All) , а затем ОК^(OK) .

1. Теперь вы увидите, что все ваши ярлыки объединены.

Как создать конверты для слияния

Создание конвертов для слияния в основном такое же, как и для этикеток, но с некоторыми изменениями. 

Снова нажмите « Рассылки^(Mailings) » > « Начать слияние^{(Start Mail Merge)} » > «Пошаговый мастер слияния»^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard)} , но на этот раз выберите « Конверты^(Envelopes) », а затем выберите « Далее: начальный документ^{(Next: Starting document)} » снизу.

1. Вам будет предложено выбрать исходный документ. Выберите Параметры конверта,^{(Envelope options)} чтобы выбрать размер конверта и положение адреса доставки/возврата (см. следующий шаг), а затем выберите Далее: выберите получателей^{(Next: Select recipients)} .

1. Когда вы выберете Envelope options , вы увидите небольшое всплывающее окно. Выберите предпочтительный размер конверта, а также выберите шрифт и место для доставки и обратного адреса.

1. Следующим шагом мастера является выбор получателей. Выберите Использовать существующий список^{(Use an existing list)} (при условии, что у вас уже есть лист Excel , содержащий данные получателя) и выберите Обзор^(Browse) , чтобы найти файл . Выберите соответствующий файл и нажмите « Далее: упорядочить конверт^{(Next: Arrange your envelope)} » . 

1. На следующем экране выберите Блок адресов^{(Address block)} , просмотрите предварительный просмотр, чтобы убедиться, что он выглядит так, как вы хотите, и нажмите ОК^(OK) .

Теперь вы увидите , что на конверте появилось  <<AddressBlock>>

1. Выберите Далее: Предварительный просмотр конвертов^{(Next: Preview your envelopes)} . Вы увидите тот же предварительный просмотр, который вы видели на предыдущем шаге, но в вашем документе. Вы можете использовать кнопки со стрелками на панели мастера для переключения между конвертами.

Теперь ваши конверты готовы к объединению. Выберите Далее: завершить слияние^{(Next: Complete the merge)} .

1. На следующем экране вы увидите опцию « Редактировать отдельные конверты^{(Edit individual envelopes)} » . Выберите его, выберите « Все^(All) », чтобы объединить все записи, и нажмите «ОК^(OK) » .

Теперь вы увидите, что все конверты объединены в один документ.

Массовая печать и электронная почта стали проще

Использование слияния писем может сэкономить вам массу времени, которое вы в противном случае потратили бы на настройку своих писем, этикеток или конвертов. Однако это не все, что вы можете сделать с помощью MS Word . Вы также можете создавать поздравительные открытки^{(greeting cards)} , буклеты^(booklets) и каталожные карточки^{(index cards)} .

Слияние почты^(Mail) существует уже некоторое время, но если вы хотите сделать свои процессы эффективными, Microsoft Office 2019 представил несколько полезных функций^{(Microsoft Office 2019 introduced some neat features)} , на которые вы, возможно, захотите обратить внимание.

How to Use Mail Merge in Word to Create Letters, Labels, and Envelopes

Maіl merge is a Microsoft Word feature that hеlps you streamline creating personalized letters, labels, envelopes, emails, and a directory. Since mail merge is not among the most commonly used MS Word features, somе users might not know how to do a mail merge in Word to create letters, labels, and envelopeѕ. 

If you’re trying to save time spent on manually personalizing each letter, label, or other documents, mail merge can come in handy. Even if you’ve never tried to create a mail merge letter, the process is pretty straightforward, and we walk you through each step below.

How to Create Mail Merge Letters

Microsoft Word has a wizard that walks you through creating mail merge letters. The wizard will ask for the letter you’d like to use and the recipients of the letter along the way, so make sure you have a list of recipients ready to insert. If you don’t, no biggie, you can always add a list of recipients manually.

1. Open a Word document and type out your message. Leave out the personalized elements (for instance, title, name, city, etc.). For now, you could just leave a blank space for where you want to insert these elements, like so:

1. When your template is ready, select Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard from the top ribbon.

1. A new pane will appear along the right border of your MS Word window. This is the wizard that will walk you through the process. As a first step, you’ll need to select the type of document you’re working on. Select Letters and choose Next: Starting document.

1. You’ll need to choose the document you want to use for mail merge in the next.
   If you’ve already typed in some content for your letter, select Use the current document.
   If you want to use a ready-to-use template, select Start from a template. When you’ve chosen a starting document, click on Select recipients. 

1. The next step is to select recipients. Assuming you have an Excel sheet populated with the recipient data, you can import the data by selecting the Use an existing file option and selecting Browse from the subsequent section. 

Navigate to the sheet containing the list of recipients using the explorer, select the sheet and select Open. 

When you select the sheet, you’ll see the Select Table window. Select the relevant table(s). Be sure to check the box beside the text First row of data contains column headers if that’s true for your data, and select OK.

Next, you’ll see the list of recipients that Word will use in your merge. If everything looks good, select OK. 

When you’ve added the Excel sheet, select Next: Write your letter.

1. You’re now ready to add placeholders in your letter. Bring your cursor to where you want to add the placeholder and select More items from the mail merge pane.

The Insert Merge Field dialog box will open from where you can select the relevant placeholder and select Insert to add it to your letter.

1. When you’ve inserted all merge fields, select Next: Preview your letters.

This will show you a preview of all letters generated with mail merge. You can use arrow buttons in the mail merge pane to switch the preview of letters.

1. Select Next: Complete the merge. In the subsequent step, select either Print (if you want to print all letters) or Edit individual letters > All (if you’re going to merge the letters into a single document).

How to Create Mail Merge Labels

It’s always a good idea to compile your mailing list tidily in an Excel sheet so you don’t feel dizzy when you need someone’s mailing details. However, if you want to print the labels, your Excel sheet compilation won’t cut it. Instead, you’ll need to create mail merge labels on MS Word.

1. If you already have an Excel sheet with mailing details, you can skip over to the next step. If not, organize your mailing list on an Excel sheet. Add some headers (First Name, Last Name, Address, etc.) and get your list sorted.
2. Switch over to MS Word. Use the wizard for creating labels. Open a blank document and select Mailings > Select Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard. 

1. Select Labels and then Next: Starting document. 

1. On the next screen, select Change document layout. Next, select Label options to set your product number and label brand.

Once you select OK, you’ll see the labels outlined on your document. If you don’t, go to Table Design > Borders and select View Gridlines.

1. Go back to the Mailings tab in MS Word and select Select Recipients > Use an Existing List. 

Navigate to the Excel file containing the mail list. Select the file and select Open.

1. You’ll see the Select Table window. If you have multiple sheets in your workbook, you’ll see more than one item here. Select the one that contains your mailing list. Check the box besides the text First row of data contains column headers, and select OK. 

1. MS Word imports the mailing list. Select Address Block. Look at the preview on the right. 

If it doesn’t look like how you want it, select Match Fields. Make sure that all details correspond to an appropriate header from your worksheet and select OK.

Look at the preview again. If it looks good, select OK.

1. You’ll now see <<AddressBlock>> in the label. Go to Mailings > Update Labels to add <<AddressBlock>> to all labels.

1. The labels are now ready to be merged. Go to Mailings > Finish & Merge > Edit Individual Documents. 

You’ll see a small window pop up. Select All and then OK.

1. You’ll now see all your labels merged.

How to Create Mail Merge Envelopes

Creating mail merge envelopes is mostly the same as that for labels, but with a few tweaks. 

Again, click on Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard, but this time, select Envelopes and then select Next: Starting document from the bottom.

1. You’ll be asked to select a starting document. Select Envelope options to select envelope size and position of the delivery/return address (refer to next step), and select Next: Select recipients.

1. When you select Envelope options, you’ll see a small window pop up. Select your preferred envelope size and select the font and the placement for delivery and return address.

1. The next step in the wizard is to select recipients. Select Use an existing list (assuming you already have an Excel sheet containing the recipient data), and select Browse to look for the file. Select the relevant file and click on Next: Arrange your envelope. 

1. On your next screen, select Address block, look at the preview to ensure it looks like you want it to, and select OK.

You’ll now see <<AddressBlock>> appear on the envelope. 

1. Select Next: Preview your envelopes. You’ll see the same preview you saw in the previous step but on your document. You can use the arrow buttons in the wizard pane to switch between envelopes.

Your envelopes are now ready to be merged. Select Next: Complete the merge.

1. On the following screen, you’ll see an option to Edit individual envelopes. Select it, select All to merge all records, and select OK.

You’ll now see all envelopes merged into a single document.

Bulk Printing and Emails Made Easy

Using mail merge can save you a ton of time you’d otherwise spend customizing your letters, labels, or envelopes. That’s not all you can do with MS Word, though. You can also create greeting cards, booklets, and index cards.

Mail merge has been around for a while, but if you’re looking to make your processes efficient, Microsoft Office 2019 introduced some neat features you may want to look at.

Related posts

• Как Create Labels в Word от Excel Spreadsheet

• Как Create and Use AutoText в Microsoft Word

• Как создать заполняемые формы в Word

• Как создавать и использовать формулы в таблицах в Word

• Как создать слияние в Microsoft Word

• Как Group Worksheets в Excel

• Как получить Microsoft Word бесплатно

• Как добавить Headers and Footers в PowerPoint

• 7 лучших надстроек Microsoft Word

• Как показать метки форматирования в Word

• Microsoft Word не отвечает? 8 способов исправить это

• Как изменить Background в Microsoft Teams

• Верните текст Caps Lock обратно в обычный текст в MS Word

• Как создать Greeting Card с MS Word

• Как сделать Histogram в Excel

• 13 OneNote Tips & Tricks Для лучшего организации ваших заметок лучше

• Добавить линейный Regression Trendline на Excel Scatter Plot

• Скрыть текст и показать скрытый текст в Word

• Используйте Format Painter в Word для копирования и вставки форматирования

• Экспорт контактов из Outlook, Outlook Express и Windows Live Mail