Использование выпадающего списка в Excel может значительно сократить время, необходимое для ввода данных в электронную таблицу^{(enter data into a spreadsheet)} . К счастью, в Excel^(Excel) очень легко создать раскрывающийся список .

Для этого есть несколько способов, от простых до продвинутых. Вы узнаете все способы сделать это в этой статье.

Создать раскрывающийся список^{(Drop Down List)} в Excel : простой метод^(Method)

Самый простой способ создать раскрывающийся список в Excel — ввести список вручную. Это идеально подходит для ситуаций, когда вам нужен раскрывающийся список только в одной ячейке, и вам не нужно часто его обновлять.

Например, если вы отправляете людям файл, в котором вы хотите, чтобы они заполнили некоторые поля, и в одном поле есть простой список вариантов, этот метод идеален.

Чтобы создать выпадающий список, используйте простой метод:

1. Выберите ячейку или ячейки, в которых вы хотите создать список.

2. Выберите « Данные^(Data) » в меню и выберите « Проверка данных^{(Data Validation)} » на ленте.

3. Откроется окно проверки данных . ^{(Data Validation)}Выберите раскрывающийся список в разделе « Разрешить^(Allow) » и выберите « Список»^(List) .

4. Это позволяет вам вручную вводить элементы, которые вы хотите добавить в список. Просто^(Just) введите каждый элемент в поле « Источник^(Source) », разделив каждый элемент запятыми.

5. Выберите ОК^(OK) . Теперь вы увидите, что рядом с выбранной ячейкой есть стрелка раскрывающегося списка. Когда вы выберете эту стрелку, вы увидите, что все введенные вами элементы включены в этот список.

Хотя это самый быстрый способ создания раскрывающегося списка в Excel , его также сложнее всего поддерживать. Для изменения списка необходимо вернуться к настройкам проверки и обновить поле « Источник^(Source) » .

Если вы создаете много подобных выпадающих списков в Excel , их изменение может занять много времени. Вот почему важно использовать этот метод только для отдельных ячеек и для списков, которые вы не ожидаете изменить.

Создание раскрывающегося списка^{(Drop Down List)} в Excel : использование диапазона

Если вам нужно более гибкое решение, вы можете извлечь элементы для своего списка из диапазона других ячеек^{(a range of other cells)} в Excel.

Сделать это:

1. Сначала^(First) перечислите все элементы, которые вы хотите добавить в свой список, в любой столбец ячеек. Вы можете ввести их в текущую электронную таблицу или на любой другой лист.

2. Повторите описанный выше процесс, чтобы выбрать ячейку и открыть окно проверки данных . ^{(Data Validation)}Установите в поле Разрешить значение ^(Allow)Список^(List) . На этот раз вместо того, чтобы вводить что-либо в поле « Источник^(Source) », выберите значок со стрелкой вверх справа от этого поля. Это параметр выбора диапазона, который позволяет вам выбрать поле, из которого вы хотите извлечь элементы списка.

3. Вы увидите, как окно проверки данных свернется^{(Data Validation)} , чтобы вы могли видеть весь лист. Перетащите указатель мыши вниз по всему диапазону ячеек, содержащему все элементы списка, которые вы хотите включить. Когда вы закончите это делать, выберите значок со стрелкой вниз справа от поля выбора. Это снова развернет окно проверки данных .^{(Data Validation)}

4. Вы увидите, что выбранный диапазон теперь отображается в поле Источник^(Source) . Просто^(Just) выберите OK , чтобы принять эти настройки.

5. Теперь, когда вы выберете стрелку раскрывающегося списка справа от ячейки, которую вы настроили как раскрывающийся список, вы увидите все элементы, включенные в только что выбранный вами диапазон.

Преимущество этого подхода заключается в том, что вы можете изменить любой элемент в этом списке, просто изменив любую ячейку в диапазоне. Любые внесенные вами изменения будут обновлять каждый созданный вами раскрывающийся список, в котором вы выбрали этот диапазон в качестве источника.

Этот метод лучше всего подходит, если вы хотите отформатировать множество ячеек^{(format a lot of cells)} в раскрывающемся списке, используя одни и те же элементы списка. Вы можете сделать так, чтобы содержимое одного диапазона управляло элементами всех этих списков, и не имеет значения, сколько их.

Добавление элементов в ваш список

Помимо изменения элементов в вашем ассортименте для обновления списков, вы также можете добавлять новые элементы. Вы не сможете добавить элемент в конец диапазона, потому что ваш выбор диапазона ограничен первой и последней выбранными вами ячейками.

Вместо этого вам нужно будет вставить новую запись где-нибудь в середине диапазона. Excel будет динамически обновлять выбранный вами диапазон в настройках проверки данных, чтобы включить новый диапазон, который вы увеличили на одну ячейку.

Сделать это:

1. Щелкните правой кнопкой мыши любую ячейку в исходном диапазоне и выберите « Вставить^(Insert) » в раскрывающемся меню.

2. В небольшом окне выбора выберите Сдвиг ячеек вниз^{(Shift cells down)} и выберите ОК^(OK) . Это сдвинет все ячейки в диапазоне на одну вниз, вставив пустую ячейку в выбранное вами место.

3. Введите новый элемент, который вы хотите добавить, в только что созданную пустую ячейку.

Теперь, когда вы выберете значок стрелки вниз^{(down arrow icon)} справа от ячейки раскрывающегося списка, которую вы создали, вы увидите новый элемент, который вы только что добавили в диапазон.

Это простой способ добавить новые элементы в раскрывающийся список, но он требует нескольких дополнительных шагов. Конечно, это не так просто, как просто добавить новый элемент в конец вашего диапазона.

Если вы хотите это сделать, вам просто нужно изменить способ настройки проверки данных^{(data validation)} в соответствии с вашим диапазоном. Вы можете узнать, как это сделать, в следующем разделе.

Динамическое добавление элементов^(Items) в ваш список

Для более удобного способа добавления элементов в раскрывающийся список, просто введя новый элемент в конце настроенного диапазона, вам потребуется использовать функцию ^(function)OFFSET .

Выбрав ячейку раскрывающегося списка, выберите « Данные^(Data) » в меню и « Проверка данных»^{(Data Validation)} на ленте.

В окне « Проверка данных^{(Data Validation)} » измените источник на следующее:

=OFFSET($E$1,0,0,COUNTA($E:$E),1)

Измените $E$1 и $E:$E в формуле^{(the formula)} , чтобы использовать букву столбца, в который вы ввели свой список элементов. Нажмите OK^{(Select OK)} , чтобы подтвердить эту новую конфигурацию проверки данных .^{(Data Validation)}

Вот как работает формула:

Аргументы 0 в функции OFFSET говорят ей не применять никакого смещения к столбцам или строкам.
Выход функции COUNTA сообщает функции OFFSET высоту диапазона.
Функция COUNTA подсчитывает количество непустых ячеек в столбце, содержащем ваш диапазон.

Теперь всякий раз, когда вы добавляете новое значение в этот столбец, параметр высоты функции OFFSET увеличивается на единицу, а функция OFFSET возвращает весь диапазон, обновленный для включения вашей новой записи.

Чтобы увидеть это в действии, просто добавьте новую запись в свой ассортимент товаров. Выберите стрелку раскрывающегося списка справа от раскрывающейся ячейки, и вы увидите, что ваша новая запись появится в раскрывающемся списке.

Имейте в виду, что вам может понадобиться использовать полосу прокрутки справа, если ваш список элементов длинный.

Удаление раскрывающегося списка в Excel

Наконец, если вы когда-нибудь захотите удалить раскрывающийся список из любой из ячеек, где вы это настроили, просто выберите эту ячейку и снова откройте окно проверки данных .^{(Data Validation)}

В раскрывающемся списке « Разрешить^(Allow) » измените значение «Любое^{(Any value)} » и нажмите « ОК^(OK) » .

Как только вы измените этот параметр, вы увидите, что ячейка вернется в нормальное состояние.

Создание выпадающих списков в Excel

Создать раскрывающийся список в Excel легко, и у вас есть множество вариантов на выбор. Выбранный вами метод зависит только от того, сколько ячеек вы планируете включить с одним списком элементов, и насколько гибким вы хотите, чтобы список элементов был. Если вы планируете часто менять элементы списка, то обязательно используйте динамический подход.

How to Create a Drop Down List in Excel

Using a dropdown list in Excel can greatly reduce the time it may take to enter data into a spreadsheet. Thankfully, it’s very easy to create a dropdown list in Excel.

There are a few methods to do this, from simple to advanced. You’ll learn every way to do it in this article.

Create a Drop Down List in Excel: Simple Method

The easiest way to create a dropdown list in Excel is by entering the list manually. This is ideal for situations where you only need a dropdown list in a single cell and you don’t need to update it frequently.

For example, if you’re sending people a file where you want them to fill out some fields, and one field has a simple list of choices, this method is ideal.

To create a drop down list using the simple method:

1. Select the cell or cells where you want to create your list.

2. Select Data from the menu, and select Data Validation on the ribbon.

3. This will open a Data Validation window. Select the dropdown list under Allow and select List.

4. This allows you to type the items you want in your list manually. Just type each item into the Source field with each item separated by commas.

5. Select OK. Now you’ll see that the cell you selected has a dropdown arrow next to it. When you select this arrow, you’ll see all of the items you typed out included in this list.

While this is the fastest method to create a dropdown list in Excel, it’s also the hardest to maintain. Modifying the list requires going back into the validation settings and updating the Source field.

If you create a lot of this kind of dropdown lists in Excel, it could take a lot of work modifying these. This is why it’s important to only use this method for single cells, and for lists that you don’t expect to change.

Create a Drop Down List in Excel: Using a Range

If you’d like a more flexible solution, you can pull items for your list from a range of other cells in Excel.

To do this:

1. First, list all of the items you want in your list into any column of cells. You can enter these on the current spreadsheet, or on any other sheet.

2. Repeat the process above to select the cell and launch the Data Validation window. Set the Allow field to List. This time, instead of typing anything into the Source field, select the up arrow icon to the right of this field. This is the range selection option that lets you select the field where you want to pull your list items from.

3. You’ll see the Data Validation window collapse so you can see the entire sheet. Drag the mouse pointer down the entire range of cells that include all of the list items you want to include. When you’re done doing this, select the down arrow icon to the right of the selection field. This will expand the Data Validation window again.

4. You’ll see the range you selected now appears in the Source field. Just select OK to accept these settings.

5. Now, when you select the dropdown arrow to the right of the cell you’ve configured as a dropdown list, you’ll see all of the items included from the range you just selected.

The nice thing about this approach is that you can change any of the items in that list just by modifying any cell in the range. Any change you make there will update every dropdown list you created where you selected this range as the source.

This method is best when you want to format a lot of cells into a dropdown using the same list items. You can have the contents of a single range control the items for all of those lists, and it doesn’t matter how many there are.

Adding Items to Your List

In addition to changing items in your range to update your lists, you can also add new items. You won’t be able to add an item to the end of the range, because your range selection is limited by the first and last cells you’ve selected.

Instead, you’ll need to insert a new entry somewhere in the middle of the range. Excel will dynamically update your range selection in the data validation settings to include the new range that you’ve increased by one cell.

To do this:

1. Right-click any cell in your source range, and select Insert from the dropdown menu.

2. In the small selection window, select Shift cells down, and select OK. This will shift all cells in the range down by one, inserting a blank cell where you’ve selected.

3. Type the new item you want to add into the empty cell you’ve just created.

Now, when you select the down arrow icon to the right of the dropdown list cell you created, you’ll see the new item you just added in the range.

This is an easy way to add new items to your dropdown list, but it does require a few extra steps. It certainly isn’t anywhere as simple as just adding a new item to the end of your range.

If you would like to do that, you’ll just need to change how you’ve configured the data validation to your range. You can learn how to do this in the next section.

Dynamically Adding Items to Your List

For a more convenient way to add items to your dropdown list just by typing the new item at the end of your configured range, you’ll need to use the OFFSET function.

With the dropdown list cell selected, select Data from the menu and Data Validation from the ribbon.

In the Data Validation window, change the Source to the following:

=OFFSET($E$1,0,0,COUNTA($E:$E),1)

Change $E$1 and $E:$E in the formula to use the letter of the column where you’ve entered your list of items. Select OK to confirm this new Data Validation configuration.

Here’s how the formula works:

The 0 arguments in the OFFSET function tell it not to apply any offset to columns or rows.
The output of the COUNTA function tells the OFFSET function the height of the range.
The COUNTA function counts the number of cells that aren’t empty in the column that contains your range.

Now, whenever you add a new value to that column, the height parameter of the OFFSET function increases by one, and the OFFSET function returns the entire range, updated to include your new entry.

To see this in action, just add a new entry to your range of items. Select the dropdown arrow to the right of your dropdown cell, and you’ll see your new entry appear in the dropdown list.

Keep in mind that you may need to use the scroll bar on the right if your list of items is long.

Removing a Drop Down List in Excel

Finally, if you ever want to remove the dropdown option from any of the cells where you’ve set this up, just select that cell and open the Data Validation window again.

Change the Allow dropdown to Any value and select OK.

Once you change this setting, you’ll see that the cell will turn back to normal.

Creating Drop Down Lists in Excel

Creating a dropdown list in Excel is easy, and you have plenty of options to choose from. The method you choose just depends on how many cells you plan to enable with one list of items, and how flexible you’d like the list of items to be. If you plan to change the list items frequently, then definitely use the dynamic approach.

Лев Ильин

About the author

Я профессиональный аудиотехник и клавишник с опытом работы более 10 лет. Я работал в корпоративном мире в качестве консультанта и менеджера по продуктам, а в последнее время — инженером-программистом. Мои навыки и опыт позволяют мне работать над различными типами проектов от малого бизнеса до крупных компаний. Я также являюсь экспертом по Windows 11 и работаю над новой операционной системой уже более двух лет.

Как создать выпадающий список в Excel

Создать раскрывающийся список^{(Drop Down List)} в Excel : простой метод^(Method)