В статье, написанной в 2018 году, Robert Half , компания, специализирующаяся на человеческих ресурсах и финансовой отрасли, написала, что 63% of financial firms continue to use Excel в качестве основного. Конечно, это не 100% и фактически считается to be a decline in usage! Но, учитывая, что программное обеспечение представляет собой программное обеспечение для работы с электронными таблицами,^{(spreadsheet software)} а не разработано исключительно как программное обеспечение для финансовой отрасли^{(industry software)} , 63% по-прежнему составляют значительную часть отрасли и помогают проиллюстрировать, насколько важен Excel .

Изучение того, как использовать Excel^{(Excel doesn)} , не должно быть трудным. Делая это шаг за шагом, вы сможете перейти от новичка к эксперту (или, по крайней мере, приблизиться к этому моменту) — в своем темпе.

В качестве предварительного просмотра того, что мы собираемся рассмотреть в этой статье, подумайте о рабочих листах, основных полезных функциях и формулах, а также о перемещении по рабочему листу или книге^{(worksheet or workbook)} . Конечно, мы не будем рассматривать все возможные функции Excel,^{(Excel function)} но мы охватим достаточно, чтобы дать вам представление о том, как подходить к другим. 

Основные определения^{(Basic Definitions)}

Будет действительно полезно, если мы рассмотрим несколько определений. Скорее всего, вы слышали эти термины (или уже знаете, что они из себя представляют). Но мы рассмотрим их, чтобы быть уверенными и быть готовыми к остальной части процесса изучения того, как использовать Excel .

Рабочие книги и рабочие листы^{(Workbooks vs. Worksheets)}

Документы Excel^{(Excel document)} называются рабочими книгами^(Workbooks) , и когда вы впервые создаете документ Excel^{(Excel document)} (книгу), многие (не все) версии Excel автоматически включают три вкладки, каждая со своим пустым рабочим листом. Если ваша версия Excel^{(Excel doesn)} этого не делает, не волнуйтесь, мы научимся их создавать.

Discover the Differences between Google Sheets and Microsoft Excel Workbooks

Рабочие листы — это фактические части, в которые вы вводите данные. Если вам проще представить это визуально, подумайте о рабочих листах как о вкладках. Вы можете добавить вкладки или удалить вкладки, щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав вариант удаления. Эти рабочие листы являются фактическими электронными таблицами, с которыми мы работаем, и они размещены в файле рабочей книги^{(workbook file)} .

Лента^{(The Ribbon)}

Лента^(Ribbon) распространяется по приложению Excel^{(Excel application)} в виде ряда ярлыков, но ярлыков, представленных визуально (с текстовыми описаниями). Это полезно, когда вы хотите сделать что-то в кратчайшие сроки и особенно когда вам нужна помощь в определении того, что вы хотите сделать.  

Существует различное группирование кнопок ленты в зависимости от того, какой раздел/группу вы выбираете в параметрах верхнего меню (например , « Главная^(Home) », « Вставить^(Insert) », « Данные^(Data) » , « Обзор^(Review) » и т. д .), и представленные визуальные параметры будут относиться к этим группам. 

Ярлыки Excel^{(Excel Shortcuts)}

Ярлыки помогают быстро ориентироваться в программе Excel^{(Excel software)} , поэтому их полезно (но не обязательно) выучить. О некоторых из них можно узнать, увидев ярлыки, перечисленные в меню более старых версий приложения Excel,^{(Excel application)} а затем попробовав их самостоятельно.  

Еще один способ изучить сочетания клавиш Excel — просмотреть их список на веб-сайте разработчиков Excel^{(website of the Excel developers)} . Даже если ваша версия Excel не^{(Excel doesn)} отображает ярлыки, большинство из них по-прежнему работают.

Формулы против функций^{(Formulas vs. Functions)}

Функции — это встроенные возможности Excel , которые используются в формулах. Например, если вы хотите вставить формулу, вычисляющую сумму чисел в разных ячейках электронной таблицы, вы можете использовать для этого функцию СУММ^(SUM) ().  

Подробнее об этой функции (и других функциях) чуть дальше в этой статье.

Панель формул^{(Formula Bar)}

Строка формул^{(formula bar)} — это область, расположенная под лентой^(Ribbon) . Он используется для формул и данных. Вы вводите данные в ячейку, и они также появятся в строке формул,^{(formula bar)} если вы наведете указатель мыши на эту ячейку.  

Когда мы ссылаемся на строку формул^{(formula bar)} , мы просто указываем, что мы должны ввести формулу в этом месте, выбрав соответствующую ячейку (что, опять же, произойдет автоматически, если вы выберете ячейку и начнете печатать).

Пример создания и форматирования рабочего листа^{(Creating & Formatting a Worksheet Example)}

Есть много вещей, которые вы можете сделать с вашим листом Excel^{(Excel Worksheet)} . В этой статье мы дадим вам несколько примеров шагов, чтобы вы могли попробовать их сами.

Первая рабочая тетрадь^{(The First Workbook)}

Полезно начать с пустой рабочей тетради^(Workbook) . Итак, продолжайте и выберите New . Это может варьироваться в зависимости от вашей версии Excel , но обычно находится в области « Файл»^(File) .

Примечание. На изображении выше указано « Открыть^(Open) » вверху, чтобы проиллюстрировать, что вы можете получить доступ к « Новому^(New) » (левая сторона, указанная зеленой стрелкой) из любого места. Это скриншот более новой версии Excel .

Когда вы нажмете « Новый^(New) » , вы, скорее всего, получите несколько примеров шаблонов. Сами шаблоны могут различаться в разных версиях Excel , но вы должны получить какой-то выбор.  

Один из способов научиться пользоваться Excel — поиграть с этими шаблонами и посмотреть, что заставляет их «тикать». Для нашей статьи мы начинаем с пустого документа и экспериментируем с данными, формулами и т. д.  

Итак, продолжайте и выберите опцию пустого документа^{(document option)} . Интерфейс будет варьироваться от версии к версии, но должен быть достаточно похож, чтобы понять идею. Чуть позже мы также скачаем еще один образец листа Excel^{(Excel sheet)} .

Вставка данных^{(Inserting the Data)}

Есть много разных способов получить данные в вашу электронную таблицу (также известную как рабочий лист). Один из способов — просто напечатать то, что вы хотите, там, где вы хотите. Выберите конкретную ячейку и просто начните печатать.

Другой способ — скопировать данные, а затем вставить их в электронную таблицу^{(Spreadsheet)} . Конечно, если вы копируете данные не в табличном формате, может быть немного интересно узнать, где они попадают в ваш документ. Но, к счастью, мы всегда можем отредактировать документ, а также скопировать^{(document and recopy)} и вставить его в другое место по мере необходимости.

Вы можете попробовать метод copy/paste method сейчас, выбрав часть этой статьи, скопировав ее, а затем вставив в пустую электронную таблицу.

Выбрав часть статьи и скопировав ее, перейдите в свою электронную таблицу и щелкните^{(spreadsheet and click)} нужную ячейку, где вы хотите начать вставку, и сделайте это. Метод, показанный выше, использует контекстное меню, а затем выбирает «Вставить» в виде значка.

Возможно, вы можете получить ошибку при использовании встроенного метода вставки ^{(paste method)}Excel , даже с другими встроенными методами Excel . К счастью, предупреждение об ошибке^{(error warning)} (выше) помогает указать правильное направление для получения данных, которые вы скопировали на лист.

При вставке данных Excel довольно хорошо их интерпретирует. В нашем примере я скопировал первые два абзаца этого раздела, и Excel^{(section and Excel)} представил их в две строки. Поскольку между абзацами было реальное пространство, Excel воспроизвел и его (с пустой строкой). Если вы копируете таблицу, Excel еще лучше воспроизводит ее на листе.

Кроме того, вы можете использовать кнопку на ленте^(Ribbon) для вставки. Для визуалов это действительно полезно. Это показано на изображении ниже^{(image below)} .

Некоторые версии Excel (особенно старые версии) позволяют импортировать данные (что лучше всего работает с аналогичными файлами или файлами CSV — значениями, разделенными запятыми). В некоторых более новых версиях Excel такой возможности нет, но вы все равно можете открыть другой файл (тот, который хотите импортировать), выбрать все^{(select all)} , а затем скопировать и вставить^{(copy and paste)} его в электронную таблицу Excel^{(Excel spreadsheet)} .  

Когда импорт доступен, он обычно находится в меню « Файл»^(File) . В новых версиях Excel вы можете быть перенаправлены к более графическому пользовательскому интерфейсу,^{(user interface)} когда вы нажимаете « Файл»^(File) .  Просто^(Simply) щелкните стрелку в левом верхнем углу, чтобы вернуться к рабочему листу.

Гиперссылки^{(Hyperlinking)}

Создание гиперссылок^{(Hyperlinking)} довольно просто, особенно при использовании ленты^(Ribbon) . Вы найдете кнопку гиперссылки^{(hyperlink button)} в меню « Вставка^(Insert) » в более новых версиях Excel . Доступ к нему также можно получить с помощью ярлыка, такого как command-K .

Форматирование данных (пример: числа и даты)^{(Formatting Data (Example: Numbers and Dates))}

Иногда полезно отформатировать данные. Особенно это касается чисел. Почему? Иногда числа автоматически попадают в общий формат (типа по умолчанию), который больше похож на текстовый формат. Но часто мы хотим, чтобы наши числа вели себя как числа.  

Другим примером могут быть даты, которые мы можем захотеть отформатировать, чтобы все наши даты выглядели согласованными, например, 20200101 или 01/01/20 или любой другой формат, который мы выберем для нашего формата даты^{(date format)} .

Вы можете получить доступ к опции форматирования ваших данных несколькими различными способами, показанными на изображениях ниже.

После того, как вы получили доступ, скажем, к числовому^(Number) формату, у вас будет несколько вариантов. Эти параметры появляются при использовании метода щелчка правой кнопкой мыши. Когда вы используете ленту^(Ribbon) , ваши параметры находятся прямо на ленте^(Ribbon) . Все зависит от того, что вам проще.  

Если вы уже некоторое время используете Excel , метод щелчка правой кнопкой мыши с появлением диалогового окна числового формата^{(number format dialog box)} (показанного ниже) может быть проще для понимания. Если вы новичок или более наглядны, метод ленты^{(Ribbon method)} может иметь больше смысла (и гораздо быстрее в использовании). Оба предоставляют вам варианты форматирования чисел^{(number formatting)} .

Если вы введете что-либо, напоминающее дату, более новые версии Excel достаточно хороши, чтобы отразить это на ленте^(Ribbon) , как показано на рисунке ниже.

На ленте^(Ribbon) вы можете выбрать форматы для вашей даты. Например, вы можете выбрать короткую дату или длинную дату. Попробуйте и посмотрите на свои результаты.

Форматирование презентации (пример: выравнивание текста)^{(Presentation Formatting (Example: Aligning Text))}

Также полезно понять, как выровнять данные, хотите ли вы, чтобы все они выровнялись по левому или правому краю (или по ширине и т. д.). К этому тоже можно получить доступ через ленту^(Ribbon) .

Как видно из изображений выше, выравнивание текста (т. е. по правому краю, по левому краю и т. д.) находится во второй строке параметра « Лента»^{(Ribbon option)} . Вы также можете выбрать другие параметры выравнивания (например, сверху, снизу) на ленте^(Ribbon) .  

Кроме того, если вы заметили, выравнивание таких элементов, как числа, может выглядеть неправильно, если оно выравнивается по левому краю (где текст выглядит лучше), но выглядит лучше, если выравнивается по правому краю. Выравнивание очень похоже на то, что вы видите в текстовом редакторе^{(word processing application)} .

Столбцы и строки^{(Columns & Rows)}

Полезно знать, как работать, а также настраивать ширину и размеры ^{(adjust the width and dimensions)}столбцов и^{(columns and rows)} строк . К счастью, как только вы освоитесь, это довольно легко сделать.  

Добавление или удаление строк или столбцов состоит из двух частей. Первая часть — это процесс выбора,^{(selection process)} а другая — щелчок правой кнопкой мыши и выбор опции вставки или удаления.  

Помните данные, которые мы скопировали из этой статьи и вставили в наш пустой лист Excel^{(Excel sheet)} в приведенном выше примере? Вероятно, он нам больше не нужен, так что это прекрасный пример процесса удаления строк.

Помните^(Remember) наш первый шаг? Нам нужно выделить строки. Нажмите на номер строки^{(row number)} (слева от верхней левой ячейки^{(left cell)} ) и перетащите мышью вниз к нижней строке, которую вы хотите удалить. В этом случае мы выбираем три строки.  

Затем вторая часть нашей процедуры — нажать « Удалить строки^{(Delete Rows)} » и посмотреть, как Excel удалит эти строки.

Процесс вставки строки аналогичен, но вам не нужно выбирать более одной строки.  Excel определит, где вы щелкнете, где вы хотите вставить строку.  

Чтобы начать процесс, щелкните номер строки^{(row number)} , который вы хотите разместить под новой строкой. Это говорит Excel выбрать всю строку для вас. С того места, где вы находитесь, Excel вставит строку над этим. Вы делаете это, щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав « ^{(right-clicking and choosing)} Вставить строки».^{(Insert Rows.)}

Как вы можете видеть выше, мы набрали 10 в строке 10. Затем, выбрав 10 (строка 10), щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав Insert Rows , число 10^{(number 10)} опустилось на одну строку вниз. В результате число 10 теперь находится в строке 11.  

Это демонстрирует, как вставленная строка была размещена над выбранной строкой. Попробуйте сами, чтобы увидеть, как работает процесс вставки^{(insertion process)} .

Если вам нужно более одной строки, вы можете сделать это, выбрав более одной строки, и это сообщит Excel , сколько вы хотите, и это количество будет вставлено над выбранным   номером строки .^{(row number)}

Следующие изображения показывают это в визуальном формате, в том числе то, как 10 опустились на три строки вниз, количество вставленных строк. 

Вставка и удаление столбцов в основном такие же, за исключением того, что вы выбираете сверху (столбцы), а не слева (строки).

Фильтры и дубликаты^{(Filters & Duplicates)}

Когда у нас есть много данных для работы, это помогает, если у нас есть пара хитростей в рукаве, чтобы легче работать с этими данными.  

Например, предположим, что у вас есть куча финансовых данных, но вам нужно просмотреть только определенные данные. Один из способов сделать это — использовать «Фильтр» Excel.

Во-первых, давайте найдем рабочий лист Excel^{(Excel Worksheet)} , на котором представлено много данных, чтобы у нас было что проверить (без необходимости вводить все данные самостоятельно). Вы можете скачать именно такой образец с сайта Microsoft^{(download just such a sample from Microsoft)} . Имейте в виду, что это прямая ссылка на загрузку, поэтому файл примера Excel^{(Excel example)} должен начать загружаться сразу же, как только вы нажмете на эту ссылку.

Теперь, когда у нас есть документ, давайте посмотрим на объем данных. Совсем немного, не так ли? Примечание: изображение выше будет немного отличаться от того, что у вас есть в файле примера,^{(sample file)} и это нормально. 

Допустим, вы хотели видеть только данные из Германии^(Germany) . Используйте параметр «Фильтр» на ленте^(Ribbon) (в разделе «Главная»). Он сочетается с опцией «Сортировка» справа (в более новых версиях  Excel ).

Теперь сообщите Excel , какие параметры вам нужны. В данном случае ищем данные по Германии^(Germany) как выбранной стране.

Вы заметите, что при выборе параметра фильтра^{(filter option)} в столбцах появляются маленькие раскрывающиеся стрелки. Когда выбрана стрелка, у вас есть несколько вариантов, включая параметр «Текстовые фильтры», который мы будем использовать. У вас есть возможность сортировать по возрастанию или по убыванию.  

Имеет смысл, почему Excel объединяет их на ленте^(Ribbon) , поскольку все эти параметры отображаются в раскрывающемся списке. Мы будем выбирать «Равно…» в разделе «Текстовые фильтры».

После того, как мы выберем, что мы хотим сделать (в данном случае Filter ), давайте предоставим информацию/критерии. Мы хотели бы видеть все данные из Германии^(Germany) , поэтому мы вводим их в поле. Затем нажмите «ОК».

Вы заметите, что сейчас мы видим только данные из Германии^(Germany) . Данные отфильтрованы. Остальные данные остались. Он просто скрыт от глаз. Придет время, когда вы захотите отключить фильтр и просмотреть все данные.  Просто вернитесь^{(Simply return)} в раскрывающееся меню и выберите очистку фильтра, как показано на изображении ниже.

Иногда у вас будут наборы данных, которые включают повторяющиеся данные. Это намного проще, если у вас есть только единичные данные. Например, зачем вам нужна одна и та же запись финансовых данных дважды^{(data record twice)} (или более) на листе Excel^{(Excel Worksheet)} ?  

Ниже приведен^(Below) пример набора^{(data set)} данных, в котором есть повторяющиеся данные (выделены желтым цветом).

Чтобы удалить дубликаты (или больше, как в данном случае), начните с щелчка по одной из строк, представляющих повторяющиеся данные (которые содержат повторяющиеся данные). Это показано на изображении ниже.

Теперь перейдите на вкладку или раздел «Данные», и оттуда вы увидите кнопку на ленте^(Ribbon) с надписью «Удалить дубликаты». Щелкните это.

Первая часть этого процесса представляет вам диалоговое окно,^{(dialog box)} похожее на то, что вы видите на изображении ниже.  Не позволяйте^(Don) этому сбить вас с толку. ^{(t let)}Он просто спрашивает вас, на какой столбец смотреть при идентификации повторяющихся данных.  

Например, если у вас есть несколько строк с одним и тем же именем и фамилией, но в основном тарабарщина в других столбцах (например, копирование/вставка с веб-сайта), и вам нужны только уникальные строки для имени и фамилии, вы должны выбрать эти столбцы, чтобы тарабарщина, которая может не повторяться, не учитывалась при удалении избыточных данных.  

В этом случае мы оставили выбор как «все столбцы», потому что мы дублировали строки вручную, поэтому мы знали, что все столбцы в нашем примере были точно такими же. (Вы можете сделать то же самое с файлом примера Excel и протестировать^{(Excel example file and test)} его.)

После того, как вы нажмете «ОК» в диалоговом окне^{(dialog box)} выше , вы увидите результат, и в этом случае три строки были идентифицированы как совпадающие, а две из них были удалены.

Теперь результирующие данные (показаны ниже) совпадают с данными, с которых мы начали до добавления и удаления^{(addition and removal)} дубликатов.

Вы только что выучили пару трюков. Это особенно полезно при работе с большими наборами данных. Попробуйте другие кнопки, которые вы видите на ленте^(Ribbon) , и посмотрите, что они делают. Вы также можете продублировать файл примера Excel^{(Excel example)} , если хотите сохранить исходную форму. Переименуйте загруженный файл и повторно загрузите другую копию. Или скопируйте файл на свой компьютер.  

Что я сделал, так это продублировал вкладку со всеми финансовыми данными (после копирования ее в мой другой файл примера^{(example file)} тот, с которого мы начали, был пуст), и с дублирующей вкладкой^{(duplicate tab)} у меня было две версии, с которыми можно было играть по желанию. Вы можете попробовать это, щелкнув правой кнопкой мыши вкладку и выбрав « ^{(tab and choosing “)}Дублировать^(Duplicate) ».

Условное форматирование^{(Conditional Formatting)}

Эта часть статьи включена в раздел о создании рабочей книги^(Workbook) из-за ее преимуществ отображения. Если это кажется немного сложным или вы ищете функции и формулы, пропустите этот раздел и вернитесь к нему на досуге.

Условное форматирование^(Formatting) удобно, если вы хотите выделить определенные данные. В этом примере мы собираемся использовать наш файл примера Excel^{(Excel Example file)} (со всеми финансовыми данными) и искать « Валовые^(Gross) продажи», которые превышают 25 000 долларов США. 

Для этого нам сначала нужно выделить группу ячеек, которые мы хотим оценить. Теперь имейте в виду, что вы не хотите выделять весь столбец или строку^{(column or row)} . Вы хотите выделить только те ячейки, которые хотите оценить. В противном случае другие ячейки (например, заголовки) также будут оцениваться, и вы будете удивлены, что Excel делает с этими заголовками (в качестве примера).

Итак, у нас выделены нужные ячейки, и теперь мы нажимаем раздел / группу «Главная», а затем «Условное форматирование».

Когда мы нажимаем «Условное форматирование» на ленте^(Ribbon) , у нас есть несколько вариантов. В этом случае мы хотим выделить ячейки, стоимость которых превышает 25 000 долларов США, поэтому мы делаем наш выбор, как показано на изображении ниже.

Теперь мы увидим диалоговое окно,^{(dialog box)} и мы можем ввести значение в поле. Мы набираем 25000. Вам не нужно беспокоиться о запятых или чем^{(commas or anything)} -то еще, и на самом деле это работает лучше, если вы просто вводите необработанное число.

После того, как мы нажмем «ОК», мы увидим, что поля автоматически окрашиваются в соответствии с нашим выбором (справа) в нашем диалоговом окне^{(dialog box)} «Больше, чем» выше . В данном случае «Светло-красная заливка с темно-красным текстом^{(Dark Red Text)} » . Мы могли бы выбрать и другой вариант отображения^{(display option)} .

Это условное форматирование — отличный способ сразу увидеть данные, необходимые для того или иного проекта. В этом случае мы могли видеть «сегменты» (как они называются в файле примера Excel^{(Excel Example file)} ), которые смогли превысить 25 000 долларов США в валовых^(Gross) продажах.

Работа с формулами и функциями^{(Working With Formulas and Functions)}

Изучение того, как использовать функции в Excel , очень полезно. Они являются основными кишками формул. Если вы хотите увидеть список функций, чтобы получить представление о том, что доступно, щелкните меню/группу «Вставить», а затем в крайнем левом углу выберите «Функция/Функции».

Несмотря на то, что цель этой кнопки на ленте Excel^{(Excel Ribbon)} состоит в том, чтобы вставить фактическую функцию (что также можно выполнить, введя в строке формул^{(formula bar)} , начиная со знака равенства, а затем начав вводить нужную функцию), мы также можем использовать это чтобы увидеть, что доступно. Вы можете прокручивать функции, чтобы получить представление о том, что вы можете использовать в своих формулах.  

Конечно, также очень полезно просто попробовать их и посмотреть, что они делают. Вы можете выбрать группу, которую хотите просмотреть, выбрав категорию, например «Часто используемые» для более короткого списка функций, но список, который часто используется (и для которых некоторые функции рассматриваются в этой статье).

Мы будем использовать некоторые из этих функций в примерах формул, которые мы обсуждаем в этой статье.

Равно ^{(The Equals )}=Знак^{( Sign)}

Знак равенства (=) очень важен в Excel . Он играет существенную роль. Особенно это касается формул.  По сути^(Basically) , у вас нет формулы без предшествующего знака равенства. И без формулы это просто данные (или текст), которые вы ввели в эту ячейку.  

Поэтому просто помните, что прежде чем вы попросите Excel рассчитать или автоматизировать что-либо для вас, вы вводите знак равенства (=) в ячейку.

Если вы включаете знак $, это говорит Excel не перемещать формулу. Обычно автоматическая настройка^{(auto adjustment)} формул (с использованием так называемых относительных ссылок на ячейки^{(cell reference)} ) для изменений на листе является полезной вещью, но иногда вам это может не понадобиться, и с помощью этого знака $ вы можете сообщить об этом Excel . Вы просто вставляете $ перед буквой и номером^{(letter and number)} ссылки на ячейку^{(cell reference)} .  

Таким образом, относительная ссылка на ячейку ^{(cell reference)}D25 становится $D$25. Если эта часть сбивает с толку, не беспокойтесь об этом. Вы можете вернуться к нему (или поиграть с ним с пустой книгой Excel^{(Excel blank)} ).

The Awesome Ampersand >> &

Амперсанд ( & ) — это небольшой забавный «инструмент» для формул, позволяющий объединять ячейки. Например, предположим, что у вас есть столбец для имен и еще один столбец для фамилий, и вы хотите создать столбец для полного имени. Вы можете использовать &, чтобы сделать именно это.

Давайте попробуем это на листе Excel^{(Excel Worksheet)} . Для этого примера возьмем чистый лист, чтобы не прерывать другой проект. Идите вперед и введите свое имя в A1 и введите свою фамилию в B1. Теперь, чтобы объединить их, щелкните мышью на ячейке C1 и введите^{(C1 cell and type)} эту формулу:  =A1 & “ “ & B1 .  Пожалуйста^(Please) , используйте только часть, выделенную курсивом, а не все остальное (например, не используйте точку).  

Что вы видите в С1? Вы должны увидеть свое полное имя с пробелом между вашим именем и фамилией, как это обычно бывает при вводе вашего полного имени. & " " & часть^{(“ “ & portion)} формулы - это то, что произвело это пространство. Если бы вы не включили « », у вас были бы ваше имя и фамилия без пробела между ними (попробуйте, если хотите увидеть результат).

Другая похожая формула использует CONCAT , но об этом мы узнаем чуть позже. А пока имейте в виду, что амперсанд ( & ) может сделать для вас, так как этот небольшой совет пригодится во многих ситуациях.

Функция СУММ()^{(SUM() Function)}

Функция SUM () очень удобна и делает именно то, что описывает. Он суммирует числа, которые вы указываете Excel включить, и дает вам сумму их значений. Вы можете сделать это несколькими способами.

Мы начали с ввода некоторых чисел, чтобы у нас были некоторые данные для работы при использовании функции. Мы просто использовали 1, 2, 3, 4, 5 и начали с A1 и ввели каждую ячейку, двигаясь вниз к A5.

Теперь, чтобы использовать функцию СУММ^(SUM) (), начните с щелчка в нужной ячейке, в данном случае мы использовали A6, и ввода =SUM ( в строке формул^{(formula bar)} . В этом примере остановитесь, когда дойдете до первого «(.» Теперь щелкните A1 (самая верхняя ячейка^{(top-most cell)} ) и перетащите указатель мыши на A5 (или самую нижнюю ячейку^{(bottom-most cell)} , которую вы хотите включить), а затем вернитесь в строку формул^{(formula bar)} и введите закрывающий «^{(closing “)} )». или кавычки и только скобки. 

Другой способ использования этой функции — вручную ввести информацию в строку формул^{(formula bar)} . Это особенно полезно, если у вас довольно много чисел, и прокрутка, чтобы получить их, немного затруднена. Запустите этот метод так же, как в приведенном выше примере, с «=SUM(.»

Затем введите ссылку^{(cell reference)} на самую верхнюю^{(top-most cell)} ячейку . В данном случае это будет A1. Добавьте двоеточие ( : ), а затем введите ссылку^{(cell reference)} на самую нижнюю^{(bottom-most cell)} ячейку . В данном случае это будет А5.

СРЗНАЧ() Функция^{(AVERAGE() Function)}

Что, если вы хотите выяснить, каково среднее значение группы чисел? Вы можете легко сделать это с помощью функции СРЗНАЧ^(AVERAGE) (). В приведенных ниже шагах вы заметите, что это в основном то же самое, что и функция SUM () выше, но с другой функцией.  

Имея это в виду, мы начинаем с выбора ячейки, которую мы хотим использовать для результата (в данном случае A6), а затем начинаем вводить знак равенства (=) и слово AVERAGE . Вы заметите, что когда вы начнете вводить его, вам будут предложены предложения, и вы можете нажать на СРЕДНЕЕ^(AVERAGE) вместо того, чтобы вводить слово полностью, если хотите.

Прежде чем мы добавим наш диапазон ячеек^{(cell range)} , убедитесь, что в формуле есть открывающая скобка^{(opening parenthesis)} .  В противном случае^(Otherwise) вы получите ошибку.

Теперь, когда у нас есть «=СРЗНАЧ(«, введенное в нашу ячейку A6^{(A6 cell)} (или любую другую ячейку, которую вы используете для результата), мы можем выбрать диапазон ячеек^{(cell range)} , который мы хотим использовать. В этом случае мы используем от A1 до A5.  

Имейте в виду, что вы также можете ввести его вручную, а не использовать мышь для выбора диапазона. Если у вас есть большой набор данных, вводить^{(data set typing)} диапазон, вероятно, проще, чем прокрутку, которая потребуется для его выбора. Но, конечно, решать вам.

Чтобы завершить процесс, просто введите закрывающую скобку «^{(closing parenthesis “)} )», и вы получите среднее значение пяти чисел. Как видите, этот процесс очень похож на процесс SUM () и другие функции. Как только вы освоите одну функцию, остальные станут проще.

СЧЁТЕСЛИ() Функция^{(COUNTIF() Function)}

Допустим, мы хотели подсчитать, сколько раз определенное число встречается в наборе данных^{(data set)} .  Для начала^(First) подготовим наш файл для этой функции, чтобы нам было что считать. Удалите все формулы, которые могут быть у вас в A6. Теперь либо скопируйте от A1 до A5 и вставьте,^{(A5 and paste)} начиная с A6, либо просто введите те же числа в ячейках, идущих вниз, начиная с A6 и значением 1, а затем A7 с 2 и т. д.

Теперь в A11 давайте^{(A11 let)} запустим нашу функцию/формулу. В этом случае мы собираемся ввести « =COUNTIF (.» Затем мы выберем ячейки с A1 по A10 .

Убедитесь, что вы вводите или выбираете «COUNTIF», а не одну из других функций, подобных COUNT, иначе мы не получим тот же результат.

Прежде чем мы поступим так же, как и с другими нашими функциями, и напечатаем закрывающую скобку «^{(closing parenthesis “)} )», нам нужно ответить на вопрос о критериях и ввести это после запятой «^{(comma “)} » и перед скобкой «^{(parenthesis “)} )».

Что определяется «критериями»? Именно здесь мы сообщаем Excel, что мы хотим, чтобы он считал (в данном случае). Мы ввели запятую, а затем «5», а затем закрывающую скобку^{(closing parenthesis)} , чтобы получить количество пятерок (5), которые появляются в списке чисел. Этот результат будет два (2), так как есть два события.

Функция CONCAT или CONCANTENATE()^{(CONCAT or CONCANTENATE() Function)}

Подобно нашему примеру, используя только амперсанд ( & ) в нашей формуле, вы можете объединять ячейки с помощью функции CONCAT^(CONCAT) (). Давай, попробуй, используя тот же пример.  

Введите свое имя в A1 и свою фамилию в B1. Затем в C1 введите ^{(C1 type)} CONCAT (A1, " ", B1).

Вы увидите, что вы получите тот же результат, что и мы с амперсандом (&). Многие люди используют амперсанд, потому что это проще и менее громоздко, но теперь вы видите, что у вас есть и другой вариант.

Примечание. Эта функция может быть СЦЕПЕННОЙ^{(CONCANTENATE)} в вашей версии Excel .  Microsoft сократила название функции^{(function name)} до CONCAT , и это, как правило, легче набирать (и запоминать) в более поздних версиях программного обеспечения. К счастью, если вы начнете вводить CONCA в строке формул^{(formula bar)} (после знака равенства), вы увидите, какая версия Excel используется в вашей версии, и сможете выбрать ее, щелкнув по ней мышью.

Помните^(Remember) , что когда вы начнете вводить его, чтобы ваша версия Excel могла показать правильную функцию^{(correct function)} , введите только «CONCA» (или короче), а не «CONCAN» (как начало для CONCANTENATE ), иначе вы можете не увидеть Excel ' предложение^{(s suggestion)} , поскольку именно здесь две функции начинают различаться.

Не удивляйтесь, если вы предпочтете использовать метод слияния^{(merge method)} с амперсандом (&) вместо CONCAT (). Это нормально.

If/Then Formulas

Допустим, мы хотим использовать If/Then Formula то» для определения суммы скидки^(Discount) (своего рода второй скидки) в новом столбце в нашем примере файла Excel^{(Excel file)} . В этом случае сначала мы начинаем с добавления столбца, и мы добавляем его после столбца F^{(Column F)} и перед столбцом G^{(Column G)} (опять же, в нашем загруженном файле примера^{(example file)} ).

Теперь вводим формулу. В этом случае мы набираем его в F2, и это «= ЕСЛИ (E2> 25000, « СКИДКА 2^{(DISCOUNT 2)} »). Это выполняет то, что ищет формула с тестом (E2 больше 25k), а затем результат, если число в E2 проходит этот тест (« СКИДКА 2^{(DISCOUNT 2)} »). 

Теперь скопируйте F2 и вставьте^{(copy F2 and paste)} в ячейки, следующие за ним, в столбце^{(F column)} F.

Формула будет автоматически корректироваться для каждой ячейки (относительная ссылка на ячейку) со ссылкой на соответствующую ячейку.  Помните^(Remember) , что если вы не хотите, чтобы он настраивался автоматически, вы можете поставить перед альфа^{(cell alpha)} -каналом знак $, а также число, например, A1 — это $A$1. 

На изображении выше вы можете видеть, что «СКИДКА 2» отображается во всех ячейках столбца F2^{(F2 column)} . Это связано с тем, что формула говорит ей смотреть на ячейку E2^{(E2 cell)} (представленную $E$2), а не на относительные ячейки. Таким образом, когда формула копируется в следующую ячейку (например, F3), она все еще смотрит на ячейку E2^{(E2 cell)} из-за знаков доллара. Таким образом, все ячейки дают одинаковый результат, потому что они имеют одну и ту же формулу, ссылающуюся на одну и ту же ячейку.

Кроме того, если вы хотите, чтобы значение отображалось вместо слова «ЛОЖЬ», просто добавьте запятую, а затем слово или число^{(word or number)} , которое вы хотите отобразить (текст должен быть в кавычках) в конце формулы, перед закрывающая скобка.

Pro Tip: Use VLOOKUP: Search and find a value in a different cell based on some matching text within the same row.

Управление вашими проектами Excel^{(Managing Your Excel Projects)}

К счастью, благодаря тому, как устроены документы Excel , вы можете многое сделать с ^(Excel)книгами Excel^{(Excel Workbooks)} . Возможность иметь разные рабочие листы (вкладки) в вашем документе позволяет вам иметь все связанное содержимое в одном файле. Кроме того, если вы чувствуете, что создаете что-то, что может иметь формулы, которые работают лучше (или хуже), вы можете скопировать (щелкните правой кнопкой мыши) свои рабочие листы^(Worksheet) (вкладки), чтобы иметь различные версии вашего рабочего листа^(Worksheet) .  

Вы можете переименовывать вкладки и использовать коды дат^{(use date)} , чтобы узнать, какие версии являются самыми новыми (или самыми старыми). Это всего лишь один пример того, как вы можете использовать эти вкладки в своих интересах при управлении проектами Excel.

Вот пример переименования ваших вкладок в одной из более поздних версий Excel . Вы начинаете с нажатия на вкладку, и вы получаете результат, похожий на изображение здесь: 

Если вы не получили этот ответ, это нормально. У вас может быть более ранняя версия Excel , но она несколько интуитивно понятна, поскольку позволяет переименовывать вкладки. Вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши вкладку и получить возможность «переименовать» в более ранних версиях Excel , а иногда просто ввести прямо на вкладке.

Excel предоставляет вам так много возможностей на пути к изучению того, как использовать Excel . Теперь пришло время выйти и использовать его! Получайте удовольствие^{(Have fun)} .

Microsoft Excel Basics Tutorial – Learning How to Use Excel

Іn an article writtеn in 2018, Robert Half, a company specializіng in human resourcеѕ and the financial industrу, wrote that 63% of financial firms continue to use Excel in a primary capacity.  Granted, that is not 100% and is actually considered to be a decline in usage! But considering the software is a spreadsheet software and not designed solely as financial industry software, 63% is still a significant portion of the industry and helps to illustrate how important Excel is.

Learning how to use Excel doesn’t have to be difficult. Taking it one step at a time will help you move from a novice to an expert (or at least closer to that point) – at your pace.

As a preview of what we are going to cover in this article, think worksheets, basic usable functions and formulas, and navigating a worksheet or workbook. Granted, we will not be covering every possible Excel function but we will cover enough that it gives you an idea of how to approach the others. 

Basic Definitions

It really is helpful if we cover a few definitions. More than likely, you have heard these terms (or already know what they are).  But we will cover them to be sure and be all set for the rest of the process in learning how to use Excel.

Workbooks vs. Worksheets

Excel documents are called Workbooks and when you first create an Excel document (the workbook), many (not all) Excel versions will automatically include three tabs, each with its own blank worksheet. If your version of Excel doesn’t do that, don’t worry, we will learn how to create them.

Discover the Differences between Google Sheets and Microsoft Excel Workbooks

The Worksheets are the actual parts where you enter the data.  If it is easier to think of it visually, think of the worksheets as those tabs. You can add tabs or delete tabs by right-clicking and choosing the delete option.  Those worksheets are the actual spreadsheets with which we work and they are housed in the workbook file.

The Ribbon

The Ribbon spreads across the Excel application like a row of shortcuts, but shortcuts that are represented visually (with text descriptions).  This is helpful when you want to do something in short order and especially when you need help determining what you want to do.  

There is a different grouping of ribbon buttons depending on which section/group you choose from the top menu options (i.e. Home, Insert, Data, Review, etc.) and the visual options presented will relate to those groupings. 

Excel Shortcuts

Shortcuts are helpful in navigating the Excel software quickly, so it is helpful (but not absolutely essential) to learn them.  Some of them are learned by seeing the shortcuts listed in the menus of the older versions of the Excel application and then trying them out for yourself.  

Another way to learn Excel shortcuts is to view a list of them on the website of the Excel developers.  Even if your version of Excel doesn’t display the shortcuts, most of them still work.

Formulas vs. Functions

Functions are built-in capabilities of Excel and are used in formulas.  For example, if you wanted to insert a formula that calculated the sum of numbers in different cells of a spreadsheet, you could use the function SUM() to do just that.  

More on this function (and other functions) a bit further on in this article.

Formula Bar

The formula bar is an area that appears below the Ribbon.  It is used for formulas and data. You enter the data in the cell and it will also appear in the formula bar if you have your mouse on that cell.  

When we reference the formula bar, we are simply indicating that we should type the formula in that spot while having the appropriate cell selected (which, again, will automatically happen if you select the cell and start typing).

Creating & Formatting a Worksheet Example

There are many things you can do with your Excel Worksheet.  We will give you some example steps as we go along in this article so you can try them out for yourself.

The First Workbook

It is helpful to start with a blank Workbook.  So, go ahead and select New.  This may vary, depending on your version of Excel, but is generally in the File area.

Note:  The above image says Open at the top to illustrate that you can get to the New (left-hand side, pointed to with the green arrow) from anywhere.  This is a screenshot of the newer Excel.

When you click on New you are more than likely going to get some example templates.  The templates themselves may vary between versions of Excel, but you should get some sort of selection.  

One way of learning how to use Excel is to play with those templates and see what makes them “tick”.  For our article, we are starting with a blank document and playing around with data and formulas, etc.  

So go ahead and select the blank document option.  The interface will vary, from version to version, but should be similar enough to get the idea. A little later we will also download another sample Excel sheet.

Inserting the Data

There are many different ways to get data into your spreadsheet (a.k.a. worksheet).  One way is to simply type what you want where you want it. Choose the particular cell and just start typing.

Another way is to copy data and then paste it into your Spreadsheet.  Granted, if you are copying data that is not in a table format it can get a little interesting as to where it lands in your document.  But fortunately we can always edit the document and recopy and paste elsewhere, as needed.

You can try the copy/paste method now by selecting a portion of this article, copying it, and then pasting into your blank spreadsheet.

After selecting the portion of the article and copying it, go to your spreadsheet and click on the desired cell where you want to start the paste and do so.  The method shown above is using the right-click menu and then selecting “Paste” in the form of the icon.

It is possible that you may get an error when using the Excel built-in paste method, even with the other Excel built-in methods as well.  Fortunately, the error warning (above) helps to point you in the right direction to get the data you copied into the sheet.

When pasting the data, Excel does a pretty good job of interpreting it. In our example, I copied the first two paragraphs of this section and Excel presented it in two rows.  Since there was an actual space between the paragraphs, Excel reproduced that as well (with a blank row). If you are copying a table, Excel does an even better job of reproducing it in the sheet.

Also, you can use the button in the Ribbon to paste.  For visual people, this is really helpful. It is shown in the image below.

Some versions of Excel (especially the older versions) allow you to import data (which works best with similar files or CSV – comma-separated values – files).  Some newer versions of Excel do not have that option but you can still open the other file (the one that you want to import), use a select all and then copy and paste it into your Excel spreadsheet.  

When import is available, it is generally found under the File menu.  In the new version(s) of Excel, you may be rerouted to more of a graphical user interface when you click on File.  Simply click the arrow in the top left to return back to your worksheet.

Hyperlinking

Hyperlinking is fairly easy, especially when using the Ribbon.  You will find the hyperlink button under the Insert menu in the newer Excel versions.  It may also be accessed via a shortcut like command-K.

Formatting Data (Example: Numbers and Dates)

Sometimes it is helpful to format the data.  This is especially true with numbers. Why? Sometimes numbers automatically fall into a general format (sort of default) which is more like a text format. But often, we want our numbers to behave as numbers.  

The other example would be dates, which we may want to format to ensure that all of our dates appear consistent, like 20200101 or 01/01/20 or whatever format we choose for our date format.

You can access the option to format your data in a couple of different ways, shown in the below images.

Once you have accessed, say, the Number format, you will have several options.  These options appear when you use the right-click method.  When you use the Ribbon, your options are right there in the Ribbon.  It all depends on which is easier for you.  

If you have been using Excel for a while, the right-click method, with the resulting number format dialog box (shown below) may be easier to understand.  If you are newer or more visual, the Ribbon method may make more sense (and much quicker to use). Both provide you with number formatting options.

If you type anything that resembles a date, the newer versions of Excel are nice enough to reflect that in the Ribbon as shown in the below image.

From the Ribbon you can select formats for your date.  For example, you can choose a short date or a long date.  Go ahead and try it and view your results.

Presentation Formatting (Example: Aligning Text)

It is also helpful to understand how to align your data, whether you want it all to line up to the left or to the right (or justified, etc).  This too can be accessed via the Ribbon.

As you can see from the images above, the alignment of the text (i.e. right, left, etc.) is on the second row of the Ribbon option.  You can also choose other alignment options (i.e. top, bottom) in the Ribbon.  

Also, if you notice, aligning things like numbers may not look right when aligned left (where text looks better) but does look better when aligned right.  The alignment is very similar to what you would see in a word processing application.

Columns & Rows

It is helpful to know how to work with, as well as adjust the width and dimensions of, columns and rows.  Fortunately, once you get the hang of it, it is fairly easy to do.  

There are two parts to adding or deleting rows or columns.  The first part is the selection process and the other is the right-click and choosing the insert or delete option.  

Remember the data we copied from this article and pasted into our blank Excel sheet in the above example?  We probably don’t need it anymore so it is a perfect example for the process of deleting rows.

Remember our first step?  We need to select the rows.  Go ahead and click on the row number (to the left of the top left cell) and drag downward with your mouse to the bottom row that you want to delete.  In this case, we are selecting three rows.  

Then, the second part of our procedure is to click on Delete Rows and watch Excel delete those rows.

The process for inserting a row is similar but you do not have to select more than one row.  Excel will determine where you click is where you want to insert the row.  

To start the process, click on the row number that you want to be below the new row.  This tells Excel to select the entire row for you. From the spot where you are, Excel will insert the row above that.  You do so by right-clicking and choosing Insert Rows.

As you can see above, we typed 10 in row 10.  Then, after selecting 10 (row 10), right-clicking, and choosing Insert Rows, the number 10 went down one row.  It resulted in the 10 now being in row 11.  

This demonstrates how the inserted row was placed above the selected row.  Go ahead and try it for yourself, so you can see how the insertion process works.

If you need more than one row, you can do so by selecting more than one row and this tells Excel how many you want and that quantity will be inserted above the row number selected.  

The following pictures show this in a visual format, including how the 10 went down three rows, the number of rows inserted. 

Inserting and deleting columns is basically the same except that you are selecting from the top (columns) instead of the left (rows).

Filters & Duplicates

When we have a lot of data to work with it helps if we have a couple of tricks up our sleeves in order to more easily work with that data.  

For example, let’s say you have a bunch of financial data but you only need to look at specific data.  One way to do that is to use an Excel “Filter.”

First, let’s find an Excel Worksheet that presents a lot of data so we have something to test this on (without having to type all of the data ourselves).  You can download just such a sample from Microsoft. Keep in mind that that is the direct link to the download so the Excel example file should start downloading right away when you click on that link.

Now that we have the document, let’s look at the volume of data.  Quite a bit, isn’t it? Note: the image above will look a bit different from what you have in your sample file and that is normal. 

Let’s say you only wanted to see data from Germany.  Use the “Filter” option in the Ribbon (under “Home”).  It is combined with the “Sort” option towards the right (in the newer Excel versions). 

Now, tell Excel what options you want.  In this case, we are looking for data on Germany as the selected country.

You will notice that when you select the filter option, little pull-down arrows appear in the columns.  When an arrow is selected, you have several options, including the “Text Filters” option that we will be using.  You have an option to sort ascending or descending.  

It makes sense why Excel combines these in the Ribbon since all of these options appear in the pull-down list.  We will be selecting the “Equals…” under the “Text Filters.”

After we select what we want to do (in this case Filter), let’s provide the information/criteria.  We would like to see all the data from Germany so that is what we type in the box. Then, click “OK.”

You will notice that now we only see data from Germany.  The data has been filtered. The other data is still there.  It is just hidden from view. There will come a time when you want to discontinue the filter and see all of the data.  Simply return to the pull-down and choose to clear the filter, as shown in the below image.

Sometimes you will have data sets that include duplicate data.  It is much easier if you only have singular data. For example, why would you want the exact same financial data record twice (or more) in your Excel Worksheet?  

Below is an example of a data set that has some data that is repeated (shown highlighted in yellow).

To remove duplicates (or more, as in this case), start by clicking on one of the rows that represents the duplicate data (that contains the data that is repeated).  This is shown in the below image.

Now, visit the “Data” tab or section and from there, you can see a button on the Ribbon that says “Remove Duplicates.” Click that.

The first portion of this process presents you with a dialog box similar to what you see in the below image.  Don’t let this confuse you. It is simply asking you which column to look at when identifying the duplicate data.  

For example, if you had several rows with the same first and last name but basically gibberish in the other columns (like a copy/paste from a website for example) and you only needed unique rows for the first and last name, you would select those columns so that the gibberish that may not be duplicate does not come into consideration in removing the excess data.  

In this case, we left the selection as “all columns” because we had duplicated rows manually so we knew that all of the columns were exactly the same in our example.  (You can do the same with the Excel example file and test it.)

After you click “OK” on the above dialog box, you will see the result and in this case, three rows were identified as matching and two of them were removed.

Now, the resulting data (shown below) matches the data we started with before we went through the addition and removal of duplicates.

You have just learned a couple tricks.  These are especially helpful when dealing with larger data sets.  Go ahead and try some other buttons that you see on the Ribbon and see what they do.  You can also duplicate your Excel example file if you want to retain the original form.  Rename the file you downloaded and re-download another copy. Or duplicate the file on your computer.  

What I did was duplicate the tab with all of the financial data (after copying it into my other example file, the one we started with that was blank) and with the duplicate tab I had two versions to play with at will.  You can try this by using the right-click on the tab and choosing “Duplicate.”

Conditional Formatting

This part of the article is included in the section on creating the Workbook because of its display benefits.  If it seems a little complicated or you are looking for functions and formulas, skip this section and come back to it at your leisure.

Conditional Formatting is handy if you want to highlight certain data.  In this example, we are going to use our Excel Example file (with all of the financial data) and look for the “Gross Sales” that are over $25,000. 

In order to do this, we first have to highlight the group of cells that we want evaluated.  Now, keep in mind, you do not want to highlight the entire column or row. You only want to highlight just the cells that you want evaluated.  Otherwise, the other cells (like headings) will also be evaluated and you would be surprised what Excel does with those headings (as an example).

So, we have our desired cells highlighted and now we click on the “Home” section/group and then “Conditional Formatting.”

When we click on “Conditional Formatting” in the Ribbon, we have some options.  In this case we want to highlight the cells that are greater than $25,000 so that is how we make our selection, as shown in the below image.

Now we will see a dialog box and we can type the value in the box.  We type 25000. You don’t have to worry about commas or anything and in fact, it works better if you just type in the raw number.

After we click “OK” we will see that the fields are automatically colored according to our choice (to the right) in our “Greater Than” above dialog box.  In this case, “Light Red Fill with Dark Red Text). We could have chosen a different display option as well.

This conditional formatting is a great way to see, at a glance, data that is essential for one project or another.  In this case, we could see the “Segments” (as they are referred to in the Excel Example file) that have been able to exceed $25,000 in Gross Sales.

Working With Formulas and Functions

Learning how to use functions in Excel is very helpful.  They are the basic guts of the formulas. If you want to see a listing of the functions to get an idea of what is available, click on the “Insert” menu/group and then at the far left, choose “Function/Functions.”

Even though the purpose of this button in the Excel Ribbon is to insert an actual function (which can also be accomplished by typing in the formula bar, starting with an equals sign and then starting to type the desired function), we can also use this to see what is available.  You can scroll through the functions to get a sort of idea of what you can use in your formulas.  

Granted, it is also very helpful to simply try them out and see what they do.  You can select the group that you want to peruse by choosing a category, like “Commonly Used” for a shorter list of functions but a list that is often used (and for which some functions are covered in this article).

We will be using some of these functions in the examples of the formulas we discuss in this article.

The Equals = Sign

The equals sign ( = ) is very important in Excel.  It plays an essential role. This is especially true in the cases of formulas.  Basically, you don’t have a formula without preceding it with an equals sign. And without the formula, it is simply the data (or text) you have entered in that cell.  

So just remember that before you are asking Excel to calculate or automate anything for you, that you type an equals sign ( = ) in the cell.

If you include a $ sign, that tells Excel not to move the formula.  Normally, the auto adjustment of formulas (using what is called relative cell references), to changes in the worksheet, is a helpful thing but sometimes you may not want it and with that $ sign, you are able to tell Excel that.  You simply insert the $ in front of the letter and number of the cell reference.  

So a relative cell reference of D25 becomes $D$25.  If this part is confusing, don’t worry about it. You can come back to it (or play with it with an Excel blank workbook).

The Awesome Ampersand >> &

The ampersand ( & ) is a fun little formula “tool,” allowing you to combine cells.  For example, let’s say that you have a column for first names and another column for last names and you want to create a column for the full name.  You can use the & to do just that.

Let’s try it in an Excel Worksheet.  For this example, let’s use a blank sheet so we don’t interrupt any other project.  Go ahead and type your first name in A1 and type your last name in B1. Now, to combine them, click your mouse on the C1 cell and type this formula:  =A1 & “ “ & B1.  Please only use the part in italics and not any of the rest of it (like not using the period).  

What do you see in C1?  You should see your full name complete with a space between your first and last names, as would be normal in typing your full name.  The & “ “ & portion of the formula is what produced that space. If you had not included “ “ you would have had your first name and last name without a space between them (go ahead and try it if you want to see the result).

Another similar formula uses CONCAT but we will learn about that a little later.  For now, keep in mind what the ampersand ( & ) can do for you as this little tip comes in handy in many situations.

SUM() Function

The SUM() function is very handy and it does just what it describes.  It adds up the numbers you tell Excel to include and gives you the sum of their values.  You can do this in a couple of different ways.

We started by typing in some numbers so we had some data to work with in the use of the function.  We simply used 1, 2, 3, 4, 5 and started in A1 and typed in each cell going downward toward A5.

Now, to use the SUM() function, start by clicking in the desired cell, in this case we used A6, and typing =SUM( in the formula bar.  In this example, stop when you get to the first “(.” Now, click in A1 (the top-most cell) and drag your mouse to A5 (or the bottom-most cell you want to include) and then return to the formula bar and type the closing “).”  Do not include the periods or quotation marks and just the parentheses. 

The other way to use this function is to manually type the information in the formula bar.  This is especially helpful if you have quite a few numbers and scrolling to grab them is a bit difficult.  Start this method the same way that you did for the example above, with “=SUM(.”

Then, type the top-most cell’s cell reference.  In this case, that would be A1. Include a colon ( : ) and then type the bottom-most cell’s cell reference. In this case, that would be A5.

AVERAGE() Function

What if you wanted to figure out what the average of a group of numbers was?  You can easily do that with the AVERAGE() function. You will notice, in the steps below, that it is basically the same as the SUM() function above but with a different function.  

With that in mind, we start by selecting the cell we want to use for the result (in this case A6) and then start typing with an equals sign ( = ) and the word AVERAGE.  You will notice that as you begin typing it you are offered suggestions and can click on AVERAGE instead of typing the full word, if you like.

Ensure that you have an opening parenthesis in your formula before we add our cell range.  Otherwise, you will receive an error.

Now that we have “=AVERAGE(“ typed in our A6 cell (or whichever cell you are using for the result) we can select the cell range that we want to use.  In this case we are using A1 through A5.  

Keep in mind that you can also type it in manually rather than using the mouse to select the range.  If you have a large data set typing in the range is probably easier than the scrolling that would be required to select it.  But, of course, it is up to you.

To complete the process simply type in the closing parenthesis “)” and you will receive the average of the five numbers.  As you can see, this process is very similar to the SUM() process and other functions. Once you get the hang of one function, the others will be easier.

COUNTIF() Function

Let’s say we wanted to count how many times a certain number shows up in a data set.  First, let’s prepare our file for this function so that we have something to count. Remove any formula that you may have in A6.  Now, either copy A1 through A5 and paste starting in A6 or simply type the same numbers in the cells going downward starting with A6 and the value of 1 and then A7 with 2, etc.

Now, in A11 let’s start our function/formula.  In this case, we are going to type “=COUNTIF(.”  Then, we will select cells A1 through A10.

Be sure that you type or select “COUNTIF” and not one of the other COUNT-like functions or we will not get the same result.

Before we do like we have with our other functions, and type the closing parenthesis “)” we need to answer the question of criteria and type that, after a comma “,” and before the parenthesis “).”

What is defined by the “criteria?”  That is where we tell Excel what we want it to count (in this case).  We typed a comma and then a “5” and then the closing parenthesis to obtain the count of the number of fives (5) that appear in the list of numbers.  That result would be two (2) as there are two occurrences.

CONCAT or CONCANTENATE() Function

Similar to our example using just the ampersand ( & ) in our formula, you can combine cells using the CONCAT() function.  Go ahead and try it, using our same example.  

Type your first name in A1 and your last name in B1.  Then, in C1 type CONCAT(A1, “ “ , B1).

You will see that you get the same result as we did with the ampersand (&).  Many people use the ampersand because it is easier and less cumbersome but now you see that you also have another option.

Note: This function may be CONCANTENATE in your version of Excel.  Microsoft shortened the function name to just CONCAT and that tends to be easier to type (and remember) in the later versions of the software.  Fortunately, if you start typing CONCA in your formula bar (after the equals sign), you will see which version your version of Excel uses and can select it by clicking on it with the mouse..

Remember that when you start to type it, to allow your version of Excel to reveal the correct function, to only type “CONCA” (or shorter) and not “CONCAN” (as the start for CONCANTENATE) or you may not see Excel’s suggestion since that is where the two functions start to differ.

Don’t be surprised if you prefer to use the merge method with the ampersand (&) instead of CONCAT().  That is normal.

If/Then Formulas

Let’s say we want to use an If/Then Formula to identify Discount (sort of a second discount) amount in a new column in our Example Excel file.  In that case, first we start by adding a column and we are adding it after Column F and before Column G (again, in our downloaded example file).

Now, we type in the formula.  In this case, we type it in F2 and it is “=IF(E2>25000, “DISCOUNT 2”).  This fulfills what the formula is looking for with a test (E2 greater than 25k) and then a result if the number in E2 passes that test (“DISCOUNT 2”). 

Now, copy F2 and paste in the cells that follow it in the F column.

The formula will automatically adjust for each cell (relative cell referencing), with a reference to the appropriate cell.  Remember that if you do not want it to automatically adjust, you can precede the cell alpha with a $ sign as well as the number, like A1 is $A$1. 

You can see, in the image above, that “DISCOUNT 2” appears in all of the cells in the F2 column.  This is because the formula tells it to look at the E2 cell (represented by $E$2) and no relative cells.  So, when the formula is copied to the next cell (i.e. F3) it is still looking at the E2 cell because of the dollar signs.  So, all of the cells give the same result because they have the same formula referencing the same cell.

Also, if you want a value to show up instead of the word, “FALSE,” simply add a comma and then the word or number that you want to appear (text should be in quotes) at the end of the formula, before the ending parenthesis.

Pro Tip: Use VLOOKUP: Search and find a value in a different cell based on some matching text within the same row.

Managing Your Excel Projects

Fortunately, with the way that Excel documents are designed, you can do quite a bit with your Excel Workbooks.  The ability to have different worksheets (tabs) in your document allows you to have related content all in one file.  Also, if you feel that you are creating something that may have formulas that work better (or worse) you can copy (right-click option) your Worksheets (tabs) to have various versions of your Worksheet.  

You can rename your tabs and use date codes to let you know which versions are the newest (or oldest).  This is just one example of how you can use those tabs to your advantage in managing your Excel projects.

Here is an example of renaming your tabs in one of the later versions of Excel.  You start by clicking on the tab and you get a result similar to the image here: 

If you do not receive that response, that is ok.  You may have an earlier version of Excel but it is somewhat intuitive in the way that it allows you to rename the tabs.  You can right-click on the tab and get an option to “rename” in the earlier versions of Excel, as well, and sometimes simply type right in the tab.

Excel provides you with so many opportunities in your journey in learning how to use Excel.  Now it is time to go out and use it! Have fun.

Related posts

• Как создать Gantt Charts в Microsoft Excel

• Как понять анализ «что, если» в Microsoft Excel

• 40 лучших сочетаний клавиш Microsoft Excel

• Как изменить Background в Microsoft Teams

• Добавить линейный Regression Trendline на Excel Scatter Plot

• Как использовать функции автоматического восстановления и резервного копирования Excel

• Как скрыть листы, ячейки, столбцы и формулы в Excel

• Как сделать контрольный список в Excel

• Как добавить комментарии к ячейке листа Excel

• Как Create Labels в Word от Excel Spreadsheet

• Microsoft Outlook не отвечает? 8 исправлений, которые стоит попробовать

• Как создать Drop Down List в Excel

• Как сделать простой график или диаграмму в Excel

• Как создать ярлыки Microsoft Outlook для электронной почты и задач

• Как фильтровать данные в Excel

• 12 полезных советов и рекомендаций по Microsoft Word

• Исправить Microsoft Outlook обнаружил проблему с ошибкой

• Как вставить подпись в Microsoft Word Document

• Как сделать Histogram в Excel

• Используйте окно наблюдения Excel для мониторинга важных ячеек в книге